Выписка из графиков отпусков

Выписка из графика отпусков представляет собой документ, в котором содержится часть изначального документа, интересующая просителя.

Чаще всего информацию о датах своего ежегодного оплачиваемого отпуска запрашивает работник. Но бывает, что сведения нужны и другим лицам компании.

Наиболее частые причины запроса выписки работником:

• предъявление сотрудником по месту совместительства для получения одновременного отдыха по обоим места работы;
• передача работником по месту военный службы мужа (жены) для реализации права на совместных отпуск;
• использование в качестве приложения к жалобам различные инстанции на нарушения работодателем трудового права (непредоставление отдыха, невыплата отпускных, досрочный отзыв из отпуска без согласия сотрудника и т.д.).

Популярные причины оформления выписки из графика для других сотрудников компании:

• бухгалтер может запросить для перерасчета отпускных в случае переносов, продлений отпуска, неверных вычислений;
• начальник подразделения можно заказать выписку из графика в отношении своего подразделения, например, для планирования очередности отпуска на будущий год, или для того, чтобы быть в курсе предстоящего отсутствия персонала на работе и правильного планирования рабочего процесса.

Причины могут быть и другие.

Главное достоинство выписки в том, что в ней содержится только нужная просителю информация. Это особенно актуально, когда численность персонала велика и полный график отпусков занимает не одну страницу.

Также оформление такого бланка позволяет выполнить важное правило, касающееся защиты персональных данных сотрудников.

Как сделать?

Прежде, чем приступать к формированию документа, следует получить документальное обоснование для его составления.

Если запрашивает выписку из графика работник для получения сведений о своем ежегодном оплачиваемом отпуске, то необходимо потребовать от него заявления.

В заявлении сотрудник должен указать:

• свои ФИО, именно на этого человека будет представлена информация;
• просьбу на оформление выписки;
• причину запросу — для чего нужна, куда будет предъявляться;
• дату составления и подпись.

Важно! Если выписку запрашивает должностное лицо компании, например, начальник подразделения, то необходимо также от него получить документальное обоснование просьбы.

Обычно оно принимает форму служебной записки, где высказывает просьба, даются пояснения, какие именно трудящиеся должны быть выбрана, а также приводится обоснование запроса.

После получения документа специалист, ответственный за ведение, составление графика отпусков и подготовку выписок формирует нужный бланк.

Это значит, что каждая компания оформляет данный документ в соответствии со своими внутренними правилами.

При этом нужно обеспечить наличие:

• подходящее наименование документа;
• номер, дата и год, на который составлена форма Т-7, переписываются из исходного графика;
• табличная часть по аналогии с основным бланком, в котором приводятся данные только по запрашиваемым лицам, вся информация полностью переписывается из графика;
• если в утвержденный график вносились какие-либо изменения в связи с переносом отпускных дней или разделением периода, то эти сведения также включаются в выписку.

Подготовленный документ нужно заверить надлежащим образом, это придаст ему юридическую силу.

Как сделать заверение:

1. На бланке написать слово «Верно», например, в нижней части.
2. Рядом указать ФИО и должность ответственного лица, составившего документ, поставить подпись.
3. Указывается дата внесения заверяющей записи.
4. Поставить печать организации рядом с записью «верно», если печати нет, то ставить ничего не нужно.

После этого готовую выписку из графика можно передать лицу, которое ее запросило.

Образец

Ниже приведен пример оформления выписки из графика отпусков, сделанной по заявлению работника для предъявления по месту совместительства.

Образец — :

На основании письменного запроса ответственным лицом может быть составлена выписка из графика, распределяющего очередность ежегодный отпусков персонала.

В документ включается только запрашиваемая информация, что обеспечивает конфиденциальность информации и обеспечивает защиту персональных данных сотрудников.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

+7 (499) 490-27-62 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 603-45-17 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

+8 (800) 500-27-29 доб.849 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Это быстро и бесплатно!

График отпусков и выписка из графика отпусков

Одним из обязательных документов, которые должны быть приняты на предприятии, является график предоставления отпусков (далее — ГО). ГО содержит информацию о днях отдыха всех сотрудников предприятия на предстоящий календарный год (ст. 123 Трудового кодекса РФ, далее — ТК РФ). Сроки утверждения ГО на будущий период — не позднее 17 декабря текущего года.

При составлении ГО работодатель, как правило, использует стандартную форму графика Т-7, принятую постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм…» от 05.01.2004 № 1. Вместе с тем в нее могут быть внесены изменения или дополнения в зависимости от особенностей деятельности предприятия.

ВАЖНО! Предусмотренное в ГО расписание отпусков носит императивный характер как для работника, так и работодателя (абз. 2 ст. 123 ТК РФ).

При этом работодатель должен известить работника о предстоящем отдыхе не менее чем за 14 дней до его начала.

Нарушение данного правила дает работнику возможность уйти в отпуск в любой подходящий для него период вне зависимости от желания начальника (ст. 124 ТК РФ).

Подробнее о том, как правильно известить работника, рассказывается в статье Уведомление об отпуске по графику — образец.

Выписка из графика отпусков, пример которой представлен ниже, представляет собой сокращенную версию документа. Выписка дословно отображает запрошенную часть информации. В ней, как правило, содержатся данные по отпускам конкретных работников, которые ее запрашивали, и другая интересующая их информация.

Выписка из графика отпусков 2021: образец для скачивания, как сделать правильно документ, для чего запрашивается?

График отпуск — это документ, регулирующий последовательность периодов отдыха персонала. Его составление обязательно для всех компаний. Данный бланк содержит даты начала отпусков и их длительности по каждому сотруднику фирмы.

Возможно оформление выписки из этого документа по письменному запросу работника или представителя руководящего состава организации. Составленный бланк обязательно нужно заверить.

Для чего нужна?

Выписка из графика отпусков представляет собой документ, в котором содержится часть изначального документа, интересующая просителя.

Чаще всего информацию о датах своего ежегодного оплачиваемого отпуска запрашивает работник. Но бывает, что сведения нужны и другим лицам компании.

Наиболее частые причины запроса выписки работником:

• предъявление сотрудником по месту совместительства для получения одновременного отдыха по обоим места работы;
• передача работником по месту военный службы мужа (жены) для реализации права на совместных отпуск;
• использование в качестве приложения к жалобам различные инстанции на нарушения работодателем трудового права (непредоставление отдыха, невыплата отпускных, досрочный отзыв из отпуска без согласия сотрудника и т.д.).

Популярные причины оформления выписки из графика для других сотрудников компании:

• бухгалтер может запросить для перерасчета отпускных в случае переносов, продлений отпуска, неверных вычислений;
• начальник подразделения можно заказать выписку из графика в отношении своего подразделения, например, для планирования очередности отпуска на будущий год, или для того, чтобы быть в курсе предстоящего отсутствия персонала на работе и правильного планирования рабочего процесса.

Причины могут быть и другие.

Главное достоинство выписки в том, что в ней содержится только нужная просителю информация. Это особенно актуально, когда численность персонала велика и полный график отпусков занимает не одну страницу.

Также оформление такого бланка позволяет выполнить важное правило, касающееся защиты персональных данных сотрудников.

Образец графика отпусков на 2021

Некоторые бухгалтеры задаются вопросом: как составить график отпусков? На самом деле, оформление данного документа не должно вызвать особых трудностей. Но при составлении графика отпусков нужно учесть некоторые нюансы.

График отпусков формы Т-7 оформляется следующим образом:

• в графе 1 указывается наименование структурного подразделения;
• в графе 2 отражается должность (специальность, профессия) работника согласно штатному расписанию;
• в графах 1 и 2 сведения указываются в соответствии со штатным расписанием;
• в графе 3 указывается Ф. И. О. работника;
• в графе 4 проставляется табельный номер (данная графа заполняется, если в организации работникам присваиваются табельные номера);
• в графе 5 указывается количество календарных дней положенного работнику отпуска;
• в графе 6 отмечается запланированная дата отпуска.

На момент утверждения графика отпусков графы 1–6 формы Т-7 должны быть заполнены.

Изменения в график отпусков вносятся при переносе отпуска с согласия работника и в случае отзыва из отпуска (ст. 124, ч. 2 ст. 125 ТК РФ, постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1). В этих случаях в графы 8 и 9 вносятся корректирующие сведения:

• в графе 8 указывается документ, на основании которого производится перенос отпуска;
• в графе 9 приводится дата начала использования отпуска (или его части);
• в графе 10 можно указать дополнительные сведения (например, причину переноса отпуска, отзыва из отпуска и другие сведения).

В графе 7 приводятся даты фактического ухода работника в отпуск.

В случае замены части отпуска денежной компенсацией эта информация должна быть отражена в графике отпусков. Для этого в графе 10 «Примечание» графика отпусков необходимо сделать запись о том, что часть ежегодного отпуска (указать количество дней) заменена денежной компенсацией и отразить реквизиты приказа о замене отпуска денежной компенсацией.

Еще один момент, касающийся внесения изменений в график отпусков, связан с отпусками работников-совместителей. Планируемый отпуск такого работника отражается в графике отпусков по основному месту работы и по совместительству.

При этом если у работника-совместителя переносится отпуск по основному месту работу, то такой перенос должен найти свое отражение не только в графике отпусков по основному месту работы, но и в графике отпусков по совместительству.

1. К действующему графику отпусков оформляют приложение по форме Т-7, в котором отражается информация об отпусках новых работников. При этом если в организации есть профсоюз, то график отпусков для новых сотрудников предварительно с ним согласовывают (ч. 1 ст. 123, ст. 372 НК РФ).
2. График отпусков, утвержденный до приема нового работника, не корректируются. Уход нового работника в отпуск осуществляется по согласованию с руководителем.

При составлении графика отпусков образец заполнения лучше иметь перед глазами.

В случае наличия «двойников» на предприятии, личность должна быть идентифицирована без ошибок.

Ниже представлен пример запроса на выписку из графика отпусков: Как сделать выписку из графика отпусков? Основанием для предоставления выписки должен быть личный запрос работника.

Порядок оформления документации на предприятии регламентирован Указом Верховного Совета СССР №9779-Х от 4.04.1983 года.

Заверяются выписки так же, как и копии:

1. штамп «Копия верна»;
2. фамилия и должность заверителя, его подпись;
3. печать организации.

Итак, теперь вы ознакомились с образцом того, как сделать выписку из графика отпусков.

График отпусков является локальным документом организации или предприятия, который дает возможность учитывать интересы как непосредственно работодателя, так и сотрудников компании.

Документ позволяет решить две важные задачи: 1. Обеспечить непрерывность производственных процессов.2.

Реализовать право руководства компании и работников на ежегодный отдых.

При этом российское трудовое законодательство не вносит конкретики в вопрос о том, какая численность работников должна быть у ИП или в организации для оформления данного документа.

Отсутствие документа может привести к неприятным последствиям, к примеру, после проверки ГИТ, на фирму или ИП может быть наложена административная ответственность в соответствии с ч.1 ст.5.

27 КоАП РФ в виде административного штрафа.

Таким образом, график отпусков важен и для руководства компании и для самих служащих.

График нужно составить не позднее чем за две недели до начала года. До 16 декабря(17-е суббота) 2021 года для 2021 года.

Это крайняя дата которая может там стоять.

С помощью этого онлайн-сервиса для ИП или этого онлайн-сервиса для организаций можно вести налоговый и бухучет на УСН и ЕНВД, формировать платежки, 4-ФСС, СЗВ, Единый расчет 2021 подавать любую отчетность через интернет и пр.(от 250 р/мес.).

В нем отражаются сведения об отпусках всех сотрудников предприятия по месяцам. Неоплачиваемые отпуска. взятые «за свой счет», в документ не вносятся. Согласно статье 123 ТК РФ. все работодатели, за исключением физических лиц, обязаны утверждать график отпусков .

Согласно части первой статьи 123 Трудового кодекса РФ очередность предоставления оплачиваемых определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного профсоюзного органа данной организации не позднее, чем за 2 недели до наступления календарного года.

Исходя из этого, последним днем, когда руководитель организации должен утвердить график на 2005 год является 17 декабря текущего года.

Бывает, работнику необходим документ, который служил бы подтверждением сказанного в приказе о приеме на работу сотрудника.

Для этого оформляется выписка из приказа о приеме на работу (образец приведен ниже). То есть пишется краткая выдержка из наиболее важной части основного документа. Расскажем, как составить выписку из приказа верно.

Трудовой кодекс обязывает работодателя подготовить и передать работнику копии документов, появившихся за время работы (ст.

62 ТК РФ)

К сожалению, в некоторых организациях не составляют графики отпусков или составляют их формально. Разберем, как исправить ситуацию.

Статья о том, как составить, утвердить или изменить график отпусков.

Во-первых, трудовое законодательство обязывает работодателей оформлять график (ст. 123 ТК РФ). Во-вторых, наличие графика отпусков помогает в следующих случаях: Работодатель сможет выплатить отпускные в определенный трудовым законодательством срок.

Срочно нужна помощь:работаю врачом стоматологом в участковой больнице.Согласно графика с 15.08.11 года,но за пять дней до,устно, сообщают ,что медсестра идет в с 15 августа,а я с 28 сентября.Сегодня разговаривал с работником отдела кадров,что врач не может работать без медсестры и где потом будет работать медсестра,когда я уйду в отпуск,вразумительного ответа не получил.

ПРЕЗЕНТАЦИЯ от EICPA. Реальная экономия и защита бизнеса: более 60 законных схем. Все изменения 2021 г. в налоговом планировании и контроле (15-16 мая 2021 г. зачет ч Все семинары Картотека График отпусков – один из обязательных локальных документов в каждой организации, наличие которого часто проверяют инспекторы по труду.

Не позднее 17 декабря 2015 года всем учреждениям нужно утвердить график отпусков на 2021 год. Такой документ не только обеспечивает права работников на ежегодный отдых и определяет его очередность, но и позволяет работодателю вовремя выплатить отпускные. А еще он поможет проконтролировать, своевременно ли сотрудники идут в отпуск.

График отпусков должны соблюдать как работодатель, так и сотрудники — статья 123 Трудового кодекса РФ.

полностью воспроизводят реквизиты бланка приказа.

при этом вид документа «ПРИКАЗ» заменяют на «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА», регистрационный номер и дату приказа не изменяют в выписке, начальную часть (преамбулу) приказа повторяют полностью, если она отсутствует, то ограничиваются словом «приказываю:», в выписку из распорядительной части переносят только необходимый пункт (ы) приказа, указывают наименование должности подписавшего приказ, инициалы, фамилию, сама личная подпись отсутствует в выписке из приказа, необходимо заверить выписку из документа (надпись «Верно», оформление должности, подписи заверяющего с расшифровкой, поставить дату, для сторонней организации нужна печать) – аналогично заверению копии документов.

Составление отпускного графика занимается специалист кадрового отдела. Но без подписи руководителя организации и печати он не будет считаться действительным.

В первую очередь, для грамотного составления графика отпусков нужно воспользоваться существующим штатным расписанием. Оно позволит точно указать ФИО каждого работника, его должность и табельный номер, а также то структурное подразделение, к которому он относится. Это же штатное расписание позволит разработчику графика отпусков не забыть никого из сотрудников.

Что он содержит

Назначение его — отразить информацию о порядке распределения оплачиваемых ежегодных отпусков каждого из работников. Планируются такие данные на весь календарный год в помесячном разрезе. Разработкой графика занимается кадровая служба, что отнимает у ее специалистов немало времени.

Организация процедуры сбора и обработки нужной информации может быть различной. В одних организациях данная работа поручается конкретно выделенному под это специалисту, в других обязанности распределяются иначе. Каждый из сотрудников отдела кадров ведает конкретными подразделениями.

Составление графика отпусков — процедура ответственная. Требуется учет большого количества факторов — от пожеланий самих работников касательно актуальных сроков до важных потребностей процесса производства.

Одновременно необходимо следить за соблюдением норм трудового законодательства. Можно и нужно отражать порядок и все нюансы и условия относительно данного вопроса в основных локальных актах организации.

То есть они должны быть прописаны на страницах коллективного договора или ПВТР.

Порядок оформления выписок

График отпусков — правила оформления и внесение изменений в него регулируются как ТК РФ, так и постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (в части заполнения графика по унифицированной форме).

Образец выписки из графика отпусков

Форма Т-60 является стандартной и на официальном языке называется запиской-расчетом о предоставлении отпуска работнику.

Заполняется записка-расчет Т-60 непосредственно перед тем, как предоставить сотруднику организации очередной оплачиваемый отпуск.

В этот документ входят все необходимые сведения, используемые для расчета отпускных и именно на основании него работник получает перед отпуском полагающиеся ему по закону отпускные средства.

Внимание! Выдавать отпускные сотруднику необходимо не менее чем за три дня до начала отпуска. При нарушении этого условия, работник организации имеет законное право отказаться от ухода в отпуск. Кроме того, это может повлечь за собой административное наказание со стороны контролирующих органов и штрафы.

Кто заполняет записку-расчет Т-60

Форма Т-60 содержит два больших раздела. Первый включает в себя персонифицированную информацию о работнике и заполняется специалистом кадровой службы. Второй раздел является основным и содержит сведения о полагающихся сотруднику отпускных начислениях. Оформляет его бухгалтер предприятия.

Документы, служащие основанием для составления записки-расчета

В качестве документального обоснования для составления записки расчета служат график отпусков, заблаговременно составленный в организации, приказ руководства компании о предоставлении планового отпуска тому или иному сотруднику, платежная ведомость и РКО.

Перед тем, как отправить работника в плановый отпуск, кадровый специалист предприятия должен направить ему уведомление об отпуске, но не позже, чем за две недели до его начала.

В свою очередь будущий отпускник должен в обязательном порядке поставить под ним свою подпись, которая будет свидетельствовать о том, что он согласен с периодом и условиями ежегодного планового оплачиваемого отпуска.

Заполнение лицевой стороны Т-60

• В эту часть документа включаются данные о полном наименовании организации, в которой трудится сотрудник с обязательным указанием ее организационно-правового статуса (ЗАО, ООО, ИП).
• Затем чуть ниже вписывается порядковый номер заполняемого документа по внутреннему документообороту и сведения, касающиеся лично работника: его ФИО, должность, структурное подразделение, к которому он относится, а также табельный номер, присвоенный ему при приеме на работу.
• В следующей строке нужно обязательно прописать период, за который предоставляется отпуск (стаж сотрудника по месту работы) и точное количество дней отпуска (по календарю) с четким прописыванием даты начала и окончания отпуска.
• Если сотрудник уходит не в плановый оплачиваемый отпуск, а берет отпуск дополнительный или учебный, то это нужно вписать в соответствующую графу с обязательным указанием количества календарных отпускных дней, а также ссылкой на документ, послуживший основанием на его предоставление (приказ руководства и т.п.)
• В конце листа должна быть поставлена подпись должностного лица, заполнившего документ – в данном случае специалиста кадровой службы.

Заполнение оборотной стороны формы Т-60

Этот раздел в записке-расчёте по форме Т-60 является основным и включает в себя все сведения, касающиеся причитающихся сотруднику отпускных за расчетный период.

За основу берется информация о доходах за последние 12 месяцев работы на предприятии. Напротив каждого указанного месяца пишется сумма, начисленная сотруднику за этот период. Затем вписывается общее количество дней, за которые рассчитывается отпуск и вычисляется среднедневной размер заработной платы. Посмотреть расчёт отпускных с примерами.

Таблица «Начислено» включает в себя все расчетные начисления отпускнику. В столбец под номером 8 (сумма за отпуск) нужно вписать результат умножения среднедневного заработка на количество планируемых отпускных дней.

При каких-то дополнительных начислениях, полагающихся сотруднику их также нужно внести в соответствующие столбцы документа. В 15 столбец вносится общая сумма, из которой потом нужно вычесть размер удержанного подоходного налога и вписать получившийся итог в 23 столбец данного расчета.

Таким образом, записка-расчет по форме Т-60 является внутренним документом организации и подлежит обязательному бухгалтерскому учету, заполнение ее в полной мере должно отражать все сведения, касающиеся работника, в том числе его личные данные, а также выплаты, произведенные ему в отчетном периоде. На основе этой информации делается подробный расчет отпускных, которые получит сотрудник при уходе в отпуск.

Схема в помощь профессионалу: образец выписки из графика отпусков и все нюансы её оформления

Любой документ, оформленный на предприятии, должен быть составлен верно, иначе он не несёт никакой юридической силы.

Ведь как известно, такой важный период как отпуск должен быть записан и утверждён в надлежащем документе и в обязательном порядке, и работнику должен быть представлен лист ознакомления с графиком.

Более подробно о том, как сделать выписку мы расскажем ниже.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 577-03-76 . Это быстро и бесплатно !

Для чего может пригодиться?

График предоставления отпусков – довольно громоздкий документ, который содержит информацию о планируемых отпусках каждого сотрудника предприятия.

Его не стоит копировать ещё и потому, что существует Закон №152-ФЗ, ограничивающий разглашение персональных данных сотрудников третьим лицам.

А вот информация, содержащаяся в графике отпусков, по конкретному сотруднику может понадобиться ему самому:

• для военнослужащих такая информация нужна для подтверждения дат отпуска, поскольку по статье 121 ТК РФ их супругам предоставляется право совмещать отпуска. Выписка предъявляется по месту работы супругов;
• для судебных разбирательств, если необходимо доказать отсутствие на рабочем месте;
• для перерасчёта отпускных, в случае ошибок в отпускных документах кадровой службы или бухгалтерии;
• для предоставления на дополнительном месте работы, когда работник трудится где-то ещё в качестве совместителя. По статье 123 ТК РФ отпуск у таких сотрудников следует совмещать с отпуском на основном месте работы. Как правильно оформить отпуск совместителю читайте далее.

Кроме таких случаев, возможен внутренний, служебный запрос на доступ к части документа, касающийся определённого подразделения.

Обычно он поступает со стороны руководителя этого подразделения с целью получения актуальной информации. Если график составлен по подразделениям – достаточно предоставить копию листов и не заверять их печатью предприятия.

Бывают различные ситуации в процессе составления графика отпусков, что может потребовать внесения изменений в документ, как это сделать правильно читайте далее.

Оформляется запрос в произвольной форме, в виде заявления, с указанием подразделения, фамилии, должности, табельного номера заявителя. В случае наличия «двойников» на предприятии, личность должна быть идентифицирована без ошибок.

Ниже представлен пример запроса на выписку из графика отпусков:

• «Начальнику отдела кадров ООО «Вестерос» инженера-технолога инструментального цеха Ананьева Андрея Николаевича, табельный номер 264 заявление. Прошу выдать выписку из графика отпусков на 2021 год для предъявления в ООО «Кварта», где я работаю по совместительству. Дата. Подпись.».

График отпусков на 2021 год: особенности составления, форма

Составление графика отпусков — обязанность всех работодателей, независимо от численности сотрудников в компании.

Этот документ регламентирует очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году и содержит сведения о времени распределения отдыха сотрудников (ст. 123 ТК РФ).

При его составлении учитываются пожелания сотрудников и особенности рабочего процесса. Успеть составить график отпусков работодатели должны к 17 декабря.

Особенности составления графика отпусков

Процедура составления графика отпусков может быть установлена в коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка или других локальных нормативных актах. Причем Роструд считает, что график отпусков в каждом структурном подразделении может быть свой.

Особенно это актуально для больших компаний, в которых работают сотни или тысячи сотрудников.

В этом случае подготовкой проектов графиков занимаются руководители подразделений, а затем передают документ кадровикам, которые со своей стороны формируют сводный единый график отпусков.   

По принятому правилу в графике отпусков должна содержаться информация о времени и продолжительности отпуска каждого сотрудника, работающего по трудовому договору.

Как правило, продолжительность отпуска зависит от количества дней отпуска, на которые сотрудник имеет право, и от количества дней неиспользованного отпуска по состоянию на 1 января 2021 года.

При составлении графика отпусков не стоит забывать о новичках, которые на начало календарного года не отработали шести месяцев.

Поэтому при составлении графика важно учесть, чтобы новички до конца 2021 года смогли воспользоваться положенными днями отдыха.

Продолжительность основного ежегодного отпуска для разных категорий работников

Есть несколько категорий работников, которые «выбиваются» из общего правила составления графика отпусков:

1. Сотрудники, которые вправе претендовать на оплачиваемый отпуск по заявлению до истечения шести месяцев непрерывной работы.

Такие сотрудники указаны в ст. 122 ТК РФ:

• женщины — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
• работники моложе 18 лет;
• работники, усыновившие ребенка в возрасте до 3-х месяцев.

Согласно ст. 123 ТК РФ, по желанию сотрудника ежегодный отпуск ему может быть предоставлен в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам, независимо от времени его непрерывной работы у работодателя.

2. Совместители.

Согласно ст. 286 ТК РФ отпуск совместителей предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом.

Чтобы учесть эту категорию сотрудников в графике отпусков, запросите у них сведения о периоде отпуска по основному месту работы.

3. Многодетные сотрудники с детьми до 12 лет.

Федеральный закон от 11.10.2021 № 360-ФЗ дополнил Трудовой кодекс ст. 262.2. Теперь работодателям нужно учитывать, что родители 3-х и более детей в возрасте до 12 лет имеют право брать ежегодный оплачиваемый отпуск по своему желанию в удобное для них время.

В Письме Минтруда РФ от 20.11.2021 N 14-2/ООГ-9166 уточняется, что возраст детей рассчитывается на год предоставления отпуска. Это значит, что если на начало года предоставления отпуска многодетный сотрудник имел право использовать отпуск в удобное время, то это право за ним сохраняется даже в том случае, если на момент начала отпуска старшему ребенку уже исполнится 12 лет.

Автоматическое начисление зарплаты по каждому сотруднику — лишь подтвердите суммы. Расчет больничных и отпусков за несколько минут.

Попробовать

В обзоре актуальных вопросов за февраль 2021 года Роструд рассмотрел вопрос о том, может ли работник, имеющий троих детей в возрасте до 12 лет, брать отпуск в удобное время частями.

При этом одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

4. Ветераны, работники, награжденные нагрудным знаком «Почетный донор России», сотрудники, воспитывающие ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, супруги военнослужащих.

Все эти категории работников имеют право уйти в оплачиваемый отпуск в удобное для них время.

Как указывать дату начала отдыха в графике отпусков

Роструд считает, что указание в графике только месяца отпуска, без точных дат начала и окончания отдыха, неправомерно.

Эксперты рекомендуют вносить в форму для графика отпусков конкретные даты, чтобы избежать разногласий с работниками.

О праве переноса отпуска на следующий год

Вполне возможно, что при составлении графика отпусков на 2021 год какой-то работник направит к вам заявление с просьбой не предоставлять ему отпуск в следующем году, а перенести его на 2021 год. На эту просьбу нужно ответить отказом. Так советуют поступить эксперты Роструда.

Они ссылаются на то, что ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться каждый год. А если перенос и допускается, что только в исключительных ситуациях (ст. 124 ТК РФ), к которым относятся, например, производственная необходимость и временная нетрудоспособность работника.

Форма для графика отпусков

При оформлении графика отпусков можно использовать форму Т-7 (Постановление Госкомстата РФ от 06.04.2001 № 26). На этапе планирования отпусков следует заполнить графы с 1 по 6.

В графу 6 вносится дата начала отпуска сотрудников, в том числе тех, кто вправе брать отпуск в любое удобное для них время.

Графы 7, 8 и 9 не заполняются. Данные в них носится от руки в течение года, по мере ухода работников в отпуск.

Роструд рекомендует внести в форму дополнительную графу «с графиком ознакомлен» или составить лист ознакомления, который будет являться приложением к графику отпусков. Не стоит забывать о том, что согласно ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска каждый работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала. 

До момента утверждения график отпусков является всего лишь проектом. После того, как его завизировали руководитель кадровой службы и руководители структурных подразделений, документ направляется в профсоюзную организацию (ст.

372 ТК РФ). Его подтверждение выражается в формате выписки из протокола заседания профсоюзного комитета. Но сегодня профсоюз есть далеко не в каждой компании. Тогда в форме в строке грифа согласования нужно об этом сделать пометку.

С утвержденным графиком отпусков сотрудников необходимо ознакомить под роспись. Документ следует:

• хранить в бухгалтерии и отделе кадров;
• вывесить в удобном месте для ознакомления;
• выслать в структурные подразделения компании (копии графика).

Если работодатель предупредил работника о наступлении отпуска позднее, чем за две недели до его начала, работник имеет право подать письменное заявление с требованием о переносе отпуска на другой согласованный срок. При этом он может не писать заявление на имя работодателя о предоставлении ему отпуска, если использует его в соответствии с графиком.

Есть несколько случаев, когда работник обязан подавать заявление о предоставлении отпуска:

• отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы у работодателя;
• отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы на основании соглашения с работодателем;
• работник относится к одной из категорий, которым работодатель обязан предоставлять отпуск в удобное время.

Изменение графика отпусков

Поскольку график отпусков относится к обязательным документам не только для работодателя, но и для работника, то в случае внесения в него изменений требуется соглашение сторон. 

Чтобы в форме Т-7 зафиксировать перенос отпусков в текущем календарном году, используются графы 7-9.

Графу 10 («примечания») следует использовать в следующих случаях: 

• когда отпуск или его части переносятся согласно причине, обозначенной в ч. 3 ст. 124 ТК РФ – предоставление отпуска может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации;
• когда отпуск или его части переносятся по причине, указанной в ч. 2 ст. 125 ТК РФ – отзыв из отпуска и перенос отпуска на следующий календарный год.

Как правило, в течение года в компании появляются новые сотрудники. В связи с этим нередко возникает вопрос: что делать, если человек поступил на работу уже после утверждения графика отпусков? Роструд опирается в этом вопросе на правоприменительную практику и приводит на своем официальном сайте два варианта:

• внести изменения в сводный график отпусков;
• составить дополнительный график и приобщить его к сводному.

Штраф за отсутствие графика отпусков

Отсутствие графика отпусков является административным правонарушением, за совершение которого предусмотрены меры ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ) – предупреждение или наложение административного штрафа:

• на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
• на предпринимателей — от 1 000 до 5 000 руб.;
• на юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб.