Профстандарт для секретаря референта

Профстандарты секретаря руководителя— нормы и правила, нужно ли соблюдать

Еще в 2021 году вступил в силу профстандарт секретаря. Но до сих пор не все понимают, в чем суть этого документа, обязательно ли его соблюдать и как он может помочь в работе.

Давайте разберемся, что такое профстандарт секретаря и почему стоит обращаться к этому документу.

Профессиональный стандарт секретаря — что такое и зачем нужен

Секретарь — незаменимый человек в любой компании, будь то огромная корпорация или небольшая фирма. В зависимости от политики компании функционал секретаря может меняться.

В одних компаниях секретарь руководителя занимается исключительно делопроизводством, в других — обеспечением офиса канцелярией, работой с документами и корреспонденцией, составлением рабочего графика руководителя.

Именно большое поле для интерпретации должностных обязанностей секретаря привели к необходимости создания единого документа, который бы унифицировал требования и необходимые навыки для позиции секретаря руководителя.

Вообще профессиональные стандарты появились относительно недавно, в 2012 году. Но активно разрабатываться и применяться на практике начали с 2014 года. Для работников, занимающих должность секретаря руководителя такой стандарт утвердили в 2021 году.

Профстандарт — это официальный документ, который имеет транснормативный характер, то есть по большей части рекомендательный. Порядок применения профстандартов закреплен в статьях 57 и 195.3Трудового кодекса РФ.

Это значит, что профстандарт обязателен к применению, когда есть пересечения положений о требованиях к профессии в нормативно-правовых актах федерального уровня.

Требования, которые указаны в профстандартах, но отсутствуют в законодательстве, носят рекомендательный характер.

Полную версию профстандарта для секретаря можно посмотреть на сайте Минтруда. Официально он называется «Профессиональный стандарт специалиста по организационному и документационному обеспечению управления организацией».

Профстандарт секретаря

Что нужно знать о профстандарте секретаря руководителя

Должность секретаря трудно поддается унификации должностных обязанностей и необходимых профессиональных навыков.

От сферы деятельности компании, ее размеров и корпоративной культуры будет зависеть функционал секретаря руководителя.

Часто должностные обязанности секретаря устанавливаются руководством компании по своему усмотрению. Профстандарт в таком случае лишь помогает определиться с должностной инструкцией.

Вот что входит в профессиональный стандарт секретаря:

• Общие положения — даны цель должности секретаря, полное название должности.
• Функциональная карта — описываются обязанности секретаря, его обязательные навыки
• Трудовые функции — конкретизируется список обязанностей и профессиональных навыков

Функциональная карта секретаря

Функциональная карта секретаря необходима для общего представления о профессиональных требованиях к работнику и квалификационным навыкам.

В профстандарте приводятся следующие функции:

• Организационная деятельность (обеспечение жизнедеятельности компании в целом).
• Документационная работа.
• Создание и поддержание деятельности руководителя компании, его рабочих условий.
• Организация и сбор профессиональной информации.

Помимо этого профстандарт включает градацию квалификационных требований и обязанностей. Выделяется 4 ступени в должности:

• Секретарь-администратор. К данной позиции предъявляются минимальные требования по функционалу. В основном, секретарь-администратор встречает посетителей офиса, занимается заказами канцелярии, воды и прочих необходимых вещей для нормальной жизнедеятельности офиса, разбирает корреспонденцию и т.д.
• Секретарь-делопроизводитель. Основная обязанность — ведение делопроизводства, сбор профильно документации. Для замещения данной должности работник должен знать базовые правила документооборота, уметь работать с нужными программа (например, 1С) и пр.
• Секретарь руководителя. В этом случае могут быть совмещены требования, предъявляемые в к секретарю-администратору и секретарю-делопроизводителю. Помимо этого, секретарь руководителя должен обладать высокими организационными навыками, иметь хорошо поставленную речь, уметь собирать и анализировать информацию.
• Помощник руководителя. Это высшее звено по предъявляемым требованиям. К работнику, занимающему или претендующему на эту должность предъявляются довольно высокие требования. Он должен иметь эффективную личную самоорганизаци, обладать аналитическим складом ума, быстро реагировать на меняющиеся события, уметь организовать деловую встречу или совещание, составлять график рабочего дня руководителя, оперативно и точно в срок выполнять поручения.

На практике немногие придерживаются данной иерархии должностей, хотя она упрощает работу с кадрами. Работа секретаря в данном случае предстает не чем-то абстрактным и «все и сразу», а имеет четкие границы обязанностей. Руководителю в этом случае становится проще принимать решение, например, по премированию или наказанию сотрудника.

Профстандарт секретаря руководителя — хороший помощник при найме работника, определению его должностных обязанностей и вознаграждения. Еще раз напомним, профстандарт обязателен к применению в том случае, когда это предусмотрено Трудовым кодексом РФ.

Профстандарт секретарь руководителя в сфере образования

Сложно представить себе крупную компанию, государственное или образовательное учреждение, в штате которых нет этой должности.

Составление графиков встреч, подготовка документации, работа с корреспонденцией, прием звонков – лишь часть обязанностей человека, занимающего должность, которую мы изучим.

Начиная с 2021 года круг основных функций очерчен в новом нормативном положении – профстандарте секретаря. Теперь его можно использовать в качестве основы для формирования необходимых служебных инструкций.

Особенности профессии

Несмотря на постоянное изменение списков самых популярных и востребованных профессий в мире, должность секретаря продолжает оставаться довольно распространенной. Официально в России эта профессия существует уже три столетия. В 1720 году ее утвердил Петр I, требования к работникам были достаточно высокими: грамотность, знание законов, умение составлять документы.

Первоначально секретарями были только мужчины, сегодня же это преимущественно женская профессия. Отчасти это связано с тем, что выполнение секретарских обязанностей требует усидчивости, исполнительности, способности выполнять однотипную и монотонную работу.

Что касается необходимого образования, то в профстандарте секретаря нет жестких требований в этом отношении. При наличии общего образования достаточно профессионального опыта или специальных курсов. Однако наличие диплома о высшем образовании, как правило, дает преимущество при приеме на работу.

Профессиональный стандарт

Вид нормативного акта требования к секретарской работе приобрели в 2021 году. Был принят обобщенный профессиональный стандарт специалиста по документационному и организационному обеспечению управления организацией.

Основная задача стандарта – оптимизировать кадровую политику. Руководитель может ориентироваться на него при оценке профессиональных качеств работника.

Также документ используется при составлении учебных программ по подготовке секретарей.

• перечень основных трудовых функций;
• список умений, навыков, знаний, необходимых для их выполнения;
• требования к образовательному уровню и стажу работы.

Также в документе перечисляются возможные наименования должностей и требования к ним. В его состав включены, к примеру, профстандарты «Секретарь руководителя», делопроизводителя и других.

В структуре выделено несколько смысловых блоков:

• общие сведения (обозначение цели деятельности, кодификатор);
• функциональная карта (список трудовых функций и квалификационных категорий);
• характеристика трудовых функций (конкретизация перечня обязанностей, навыков, предписываемых сотруднику);
• информация о разработчиках нормах.

Третий раздел начинается с профстандарта секретаря-администратора, к квалификации, образовательному уровню и стажу которого предъявляются самые мягкие требования.

Основные функции сотрудника, занимающего изучаемую должность, сформулированы следующим образом:

• организованный сбор профессиональных сведений;
• информационная поддержка по текущим вопросам;
• систематизация, документирование и хранение поступающей информации;
• сопровождение деловых мероприятий;
• создание необходимых условий для работы руководителя организации и административная поддержка.

Должностная инструкция

В своей работе секретарь руководствуется действующим законодательством, уставом организации, распоряжениями и приказами руководителя, собственной должностной инструкцией. Именно в последнем документе регламентируются профессиональные задачи, которые возлагаются на должностное лицо.

Приступая к выполнению служебных обязанностей, сотрудник должен быть ознакомлен с основными положениями инструкции. Ее положения могут выступать доказательной базой в случае возникновения конфликтных рабочих ситуаций. Поэтому содержание инструкции должно быть конкретным.

И исключать возможность двойного толкования.

Должностная инструкция секретаря по профстандарту составляется с учетом специфики конкретной организации и включает следующие разделы:

• общие положения;
• функции сотрудника;
• должностная ответственность;
• права сотрудника;
• прочие условия и требования.

В общих положениях указывается, к какой категории принадлежит сотрудник и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности, требования к квалификации, знаниям и умениям.

Далее подробно описывается, в чем конкретно заключается функционал работника, и какими правами он при этом обладает.

В разделе о должностной ответственности указываются те нарушения в работе, за которые сотрудник может быть наказан.

Должностная инструкция утверждается руководителем организации и доводится до сведения сотрудника (под подпись).

Профстандарт «Секретарь руководителя»

В соответствии с его положениями, на эту должность желательно принимать сотрудников, имеющих высшее (на уровне бакалавриата) или среднее профессиональное образование. Кроме того, приветствуется наличие опыта работы (не менее двух лет).

В профстандарте перечислены основные трудовые действия сотрудника:

• согласование временных планов с руководителем;
• выбор формы планирования и ведение органайзера начальника;
• согласование встреч, переговоров с партнерами, клиентами, сотрудниками;
• информирование руководителя о времени и регламенте предстоящих мероприятий.

Секретарь руководителя для выполнения перечисленных действий должен обладать рядом умений.

Ставить цели, определять порядок и приоритетность их выполнения, помогать руководителю в распределении рабочего времени, обеспечивать информационную безопасность и выбирать наиболее удобные способы оповещения о готовящихся мероприятиях. С использованием этих тезисов обычно составляется должностная инструкция секретаря руководителя по профстандарту.

Перечисленные трудовые действия секретаря руководителя включают в себя целый ряд различных обязанностей:

• планирование рабочего дня;
• организация телефонных переговоров и командировок;
• работа с посетителями в приемной;
• организация проведения рабочих мероприятий и встреч;
• поддержание необходимого рабочего порядка в кабинете руководителя;
• контроль исполнения поручений и распоряжений;
• оформление рабочей документации;
• разработка локальных актов при необходимости;
• хранение документации;
• организация информационного взаимодействия сотрудников организации и руководства.

Основные обязанности секретаря руководителя

Должность секретаря руководителя организации предполагает постоянное взаимодействие с людьми и готовность проконсультировать клиентов и посетителей по основным вопросам. Конечно, многое зависит от специфики основной деятельности учреждения и позиции руководства. Они оказывают заметное влияние на составление должностной инструкции секретаря по профстандарту.

В общих положениях указывается, что должность относится к категории технических исполнителей, определяются требования к образованию и стажу работы сотрудника. Назначение на должность производится непосредственно руководителем.

Для формулировки необходимых знаний и умений может быть использован профстандарт секретаря.

К ним относятся: знание основ делопроизводства; владение методами оформления и обработки информационных данных; владение ПК; знакомство с правилами деловой переписки и общения; знание правил внутреннего распорядка и техники безопасности и многое другое.

Во втором разделе инструкций описываются должностные обязанности сотрудника. В третьем разделе – его права. Например, секретарь руководителя имеет право знакомиться с проектами решений, имеющих отношение к его деятельности, вносить предложения по оптимизации своей работы, запрашивать информацию и документы, необходимые для выполнения поручений и прочее.

В заключительном разделе инструкции прописаны меры ответственности работника в случае ненадлежащего исполнения служебных обязанностей, причинения материального ущерба.

Секретарь-делопроизводитель

Основная задача делопроизводителя – контроль над документооборотом подразделения или всей организации (часто в штате имеется несколько сотрудников, выполняющих данную функцию). Перечень ключевых обязанностей указан в профстандарте секретаря-делопроизводителя:

• формирование архива и надлежащее хранение документов;
• организация работы с документами;
• формирование дел в соответствии с номенклатурными требованиями организации.

Для приема на эту должность соискателю требуется среднее профессиональное образование.

В ходе организации работы с документами секретарь-делопроизводитель может осуществлять прием и обработку входящих материалов, сортировать их и регистрировать при необходимости, готовить для рассмотрения руководителем, перенаправлять непосредственным исполнителям, вести базу данных.

Перед тем как документы отправятся на хранение в архив, секретарь-делопроизводитель проверяет сроки их хранения (постоянное или долговременное), составляет внутреннюю опись, оформляет обложки дел.

Референт или секретарь-администратор?

Порой бывает непросто разобраться в иерархии секретарских должностей и круге их обязанностей. В чем, к примеру, принципиальное отличие секретаря-референта от администратора? Ведь выполняемые ими функции довольно схожи.

Должностная инструкция секретаря-администратора по профстандарту предусматривает:

• прием и распределение входящих телефонных звонков;
• организацию работы с посетителями;
• осуществление координирующих функций.

Он должен быть хорошо знаком с правилами делового этикета, телефонных переговоров (с клиентами, партнерами, представителями СМИ и другими), уметь поддержать беседу и сгладить конфликтную ситуацию. Координирующие функции администратора обычно заключаются в ведении журнала перемещений сотрудников, разъездов курьеров и маршрутов водителей.

Обязателен ли профстандарт для секретарей?

С 1 июля 2021 года вступила в силу статья 195.

3 Трудового кодекса Российской Федерации, согласно которой в случаях, когда нормативными правовыми актами Российской Федерации установлены требования к квалификации, необходимой работнику для выполнения определенной трудовой функции, профессиональные стандарты в части указанных требований обязательны для применения работодателями. В связи с этим важно понимать, обязательны ли профессиональные стандарты для секретарей разных уровней и рангов, работающих в организациях разных форм собственности.

В каких случаях профстандарты обязательны?

Абзацем третьим части второй ст. 57 ТК РФ установлено, что трудовая функция – это работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации либо конкретный вид поручаемой работнику работы.

Причем в случаях, если в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках или в профстандартах.

Итак, абзац третий части второй ст.

57 ТК РФ устанавливает обязательность профстандартов только в части, касающейся наименований должностей, профессий, специальностей и квалификационных требований к ним, и только в тех случаях, когда для этих позиций (именно с такими наименованиями) нормативными правовыми актами (далее – НПА) установлено предоставление компенсаций, льгот либо наличие ограничений.

Минтруд России в своих письмах разъясняет это положение и также подчеркивает транснормативный и ограниченный характер обязательности применения профстандартов:

А что бюджетники?

Несколько иная ситуация в бюджетных (государственных и муниципальных) организациях. 27.06.2021 Правительством РФ было принято постановление № 584 «Об особенностях применения профессиональных стандартов в части требований, обязательных для применения го-

сударственными внебюджетными фондами Российской Федерации, государственными или муниципальными учреждениями, государственными или муниципальными унитарными предприятиями, а также государственными корпорациями, государственными компаниями и хозяйственными обществами, более пятидесяти процентов акций (долей) в уставном капитале которых находится в государственной собственности или муниципальной собственности» (далее – Постановление № 584).

Согласно Постановлению № 584:

1. Профессиональные стандарты применяются в части требований к квалификации, необходимой работнику для выполнения определенной трудовой функции, установленных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти.

3. Планы утверждаются указанными организациями с учетом мнений представительных органов работников.

4. Планы должны содержать:

1) список тех профессиональных стандартов, которые подлежат применению в данной организации;

2) сведения о потребности работников в профессиональном образовании, профессиональном обучении и (или) дополнительном профессиональном образовании работников, которые должны быть получены на основе анализа:

• квалификационных требований, содержащихся в профстандартах;

• кадрового состава организаций, указанных в Постановлении № 584;

3) сведения о проведении мероприятий по образованию и обучению в установленном порядке;

4) этапы применения профессиональных стандартов;

5) перечень локальных нормативных актов и других документов, в том числе по вопросам:

• аттестации;

• сертификации;

• других форм оценки квалификации работников,

подлежащих изменению в связи с учетом положений

профессиональных стандартов, подлежащих применению в данной организации.

5. Реализация плановых мероприятий должна быть завершена не позднее 01.01.2021.

6. Вышестоящие организации по отношению к организациям, указанным в Постановлении № 584, осуществляющие контроль и координацию их деятельности, должны обеспечить:

а) корректировку локальных нормативных актов и других документов, требующих учета положений профстандартов, подлежащих применению;

б) контроль за реализацией плановых мероприятий.

При появлении новых профстандартов их реализацию предписано осуществлять аналогичным образом.

РЕЗЮМЕ

Очевидно, что для секретарских должностей мера обязательности профстандартов равна нулю, поэтому работодатели и бюджетной, и частной сфер вправе, но не обязаны применять профессиональные стандарты для этой категории работников.

И.В. Журавлева,
юрист, консультант по кадровому учету

Профстандарт для секретаря

Чубова Е. П., Шаповалова Е. В. Трудовые функции секретаря руководителя в соответствии с профессиональным стандартом // Молодой ученый. — 2021. — №28.1. — С. 32-35. — URL https://moluch.ru/archive/132/36796/ (дата обращения: 17.05.2021).

В статье рассматриваются отдельные трудовые функции секретаря, зафиксированные в профессиональном стандарте специалиста по организационному и документационному обеспечению управления организацией. Проводится анализ соответствия практических навыков с необходимыми знаниями в данной профессиональной деятельности.

Ключевые слова: трудовые функции секретаря, профессиональный стандарт, информационная составляющая работы секретаря руководителя.

Требования к деятельности современного секретаря меняются достаточно активно. Факторы, влияющие на данный процесс, формируются как во внешней среде, так и в пределах самой организации.

До недавнего времени знания и умения секретаря были зафиксированы в должностной инструкции, разработанной на основе ряда квалификационных справочников.

Регулярная актуализация нормативных документов хотя и производится, но по некоторым группам направлений все еще есть наблюдается расхождение с текущими моделями организации труда.

Профессиональный стандарт содержит требования к тому, что работник должен уметь и знать в определенной профессиональной области. В стандарте идет четкая привязка практических навыков работника к тем знаниям, которые и позволяют ему сформировать теоретическую основу для наработки профессиональных умений.

С момента введения профессиональных стандартов требования приобрели четкую практическую направленность.

Именно работодатели стали инициаторами разработки и внедрения профстандартов с целью максимального сближения квалификационных требований специалиста с теми знаниями, которые студент получил за время обучения, формированию у них компетенций, удовлетворяющих потребностям рынка труда.

Профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты РФ в 2015 г. содержит характеристику обобщенных и трудовых функций таких профессий, как секретарь руководителя и помощник руководителя.

На примере должности секретаря руководителя рассмотрим отдельные функциональные обязанности с учетом требований работодателей.

В качестве обобщённой трудовой функции обозначено организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации. По содержанию данная функция содержит три основных направления, которые соответствуют традиционной функциональной классификации секретарской деятельности.

Если в документационном и организационном направлении деятельности секретаря большинство функций понятны изначально и не содержат «белых пятен», то информационная составляющая требовала четкого раскрытия того, чем должен заниматься секретарь.

В профессиональном стандарте данный аспект раскрывается двумя трудовыми функциями, а именно обеспечением руководителя информацией и организацией информационного взаимодействия руководителя с работниками.

Для реализации первой трудовой функции секретарь должен уметь осуществлять сбор, обработку и анализ информации в соответствии с требованиями краткости, четкости формулировок, своевременности поступления, точности и достоверности, оптимальности систематизации, непрерывности сбора и обработки информации; составлять и оформлять сводные, отчетные, статистические документы; производить поиск информации в существующих базах данных, вести информационно-справочную работу на основе различных комбинаций поисковых признаков. Данная функция соотносится с определенными знаниями таких вопросов, как принципы формирования внешних и внутренних информационных потоков, их состав; особенности создания баз данных в организации, а также современные научные методы и технические средства, способствующие сбору, обработке, сохранению и передаче информационных потоков.

При обеспечении взаимодействия руководителя с должностными лицами разных уровней подчиненности помимо базовых навыков, а именно, — умение работать с офисным пакетом (текстовым редактором, таблицами), необходимо осуществлять систематизацию получаемых и передаваемых данных, проверять их достоверность, полноту и непротиворечивость, предоставлять данные в едином и удобном для восприятия формате, а также обеспечивать оперативность информационных потоков. С этой целью секретарю необходимо знать нормативно-правовые и нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере профессиональной деятельности организации; структуру и направления деятельности организации, а также компетенции структурных подразделений и должностных лиц. Кроме того, секретарь должен владеть вопросами информационного обеспечение организации для интегрирования инструментов управления, а также для соединения системы управления с системой исполнения. Без знания форм предоставления управленческой информации, ее источников и методов отбора источников информации невозможно осуществить качественное информационное взаимодействие всех должностных лиц организации.

Литература:

Профстандарты секретаря | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

С 1 июля 2021 года в силу вступили новые профстандарты секретаря. Об изменениях, которые за ними последуют, а также о новых обязанностях секретаря – читайте в статье.

Из этой статьи вы узнаете:

• что включает в себя профстандарт секретаря руководителя с 2021 года;
• какие требования к секретарю предъявляются по профстандарту;
• следует ли вводить пофстандарты секретаря.

С 1 июля 2021 года вступил в законную силу Федеральный закон от 02.05.2015 №122-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации и статьи 11 и 73 Федерального закона «Об образовании в Российской Федерации» (далее – Закон №122-ФЗ).

В ТК РФ начали действовать введенные Законом статьи 195.2 и 195.3. Статья 195.2 ТК РФ устанавливает порядок разработки и утверждения профессиональных стандартов (далее – ПС, профстандарты), а вот статья 195.3 – порядок их применения.

Об изменениях, которые они принесут в работу секретаря, мы расскажем подробнее.

Профстандарт секретаря руководителя с 2021 года

Смысл разработки профстандартов заключается в том, что их применение к сотрудникам, занимаемым особые должности, становится обязательным. Для остальных работников применение профессиональных стандартов носит рекомендательный характер и остается на усмотрение руководителя.

Изначально планировалось введение профессиональных стандартов обязательным для государственных и муниципальных учреждений, а также для тех компаний, в которых более половины доли участия принадлежит государству.

Однако было принято решение применить профстандарты 2021 года ко всем видам организаций без исключения. Таким образом, если закон (нормативные акты, Трудовой кодекс и т.д.

) устанавливает обязательное соответствие стандартам сотрудника, то руководитель обязан их применить. Но как это отразится на сотрудниках секретариата?

Профессиональные стандарты в Российской Федерации

На данный момент Трудовой кодекс не требует строгого соответствия секретаря руководителя профессиональным стандартам.

Это означает, что в этом случае профстандарты секретаря руководителя 2021 года носят лишь рекомендательный характер.

Следовательно, каждый руководитель может сам решать, требуется ли использовать на практике профстандарты для секретаря с 2021 года. Также можно учитывать лишь некоторые разделы профессиональных стандартов.

Требования к секретарю по профстандарту

Требования, предъявляемые к секретарю руководителя, могут варьироваться в зависимости от должностных обязанностей. Согласно уровню квалификации, обозначенному в профессиональных стандартах, в полномочия секретаря входят:

• деятельность под руководством с проявлением самостоятельности при решении практических задач, требующих анализа ситуации и ее изменений;

• планирование собственной деятельности и/или деятельности группы работников, исходя из поставленных задач;

• ответственность за решение поставленных задач или результат деятельности группы работников.

Согласно данным полномочиям должностная инструкция секретаря по профстандарту включает в себя следующие трудовые функции:

• оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени;
• формирование плана рабочего дня секретаря;
• организация телефонных переговоров руководителя;
• организация командировок руководителя;
• организация работы с посетителями в приемной руководителя;
• организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий (совещаний, заседаний, переговоров, конференций и т.п);
• осуществление контроля исполнения поручений руководителя;
• организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя;
• составление и оформление организационных документов;
• составление и оформление управленческой документации;
• организация работы с документами;
• организация текущего хранения документов в организации;
• организация обработки дел для последующего хранения.

Психологическая совместимость секретаря и руководителя (Школа практической психологии)

Также профстандарты для секретаря не устанавливают наличия особых условий допуска к работе. Для работы секретарем необходимо наличие среднего специального либо неоконченного высшего образования.

Именно наличие опыта работы для секретаря является обязательным условием, в виду того, что планирование и организация деятельности руководителя в каждой компании по своему уникальна и во многом зависит от деятельности и направленности предприятия.

• Референтный лекарственный препаратРеферентный препарат Референтный лекарственный препарат — как правило, это лекарственный препарат впервые зарегистрированный и разрешенный…
• Приказ 65 ГСМЧто такое ГСМ в вакансии (работа)? ГСМ и есть ГСМ – горюче-смазочные материалы. В вакансии…
• Народный контрольО работе ГИС «Народный контроль» 25 декабря 2021 г., вторник Между государственными органами и гражданами…

Профстандарт для секретаря референта

Задачи, решаемые с помощью должностной инструкции

Взаимоувязка прав, обязанностей и ответственности — важная функция ДИС

Нюансы квалификационных требований: секретарь руководителя, секретарь-референт, секретарь-машинистка

Итоги

Задачи, решаемые с помощью должностной инструкции

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя (ДИС) играет далеко не последнюю роль с точки зрения правильности построения организационного процесса в компании.

Будучи проводником информационных и документальных потоков между руководством и исполнителями, а также первым лицом, с которым имеют дело посещающие офис контрагенты и иные гости, секретарь может как способствовать укреплению дисциплины и авторитета предприятия, так и наоборот.

Составление ДИС позволит:

• избежать перегибов со стороны руководства в вопросах квалификационных и иных требований к соискателю на данную должность;
• ограничить неадекватные и непомерные запросы администрации к выполняемым секретарем обязанностям;
• претенденту на должность оценить уровень своей осведомленности в вопросах делопроизводства, машинописи, архивного дела и иных предполагаемых к выполнению задач;
• сделать вывод о сбалансированности предоставленных работнику прав и налагаемых на него обязанностей.

Нюанс ДИС — наличие в ней особых требований к внешнему виду секретаря и культуре его поведения.

Профстандарт секретаря-референта

Руководителю легче выносить решения относительно участия каждого члена коллектива в решении какой-либо производственной задачи.

Обратите внимание — профстандарты, принятые в 2021 году, обязательны к исполнению. Контролю подлежит соблюдение функциональных требований, возложенных и на сотрудника в должности секретаря, и на работодателя.[/attention]

Согласно положениям Трудового кодекса Российской Федерации, несоответствие названий должностей вменяемому объему работ может быть квалифицировано как должностное нарушение.

Следует отметить, что использование профстандарта — это кратчайший путь к составлению объективной картины соответствия работников занимаемой должности.

Делопроизводитель подчиняется непосредственно __________ (заведующему канцелярией, директору организации, начальнику отдела, др.)

6. На время отсутствия делопроизводителя (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

Делопроизводитель:

1.

2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

3.

Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.

5.

Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

7.

Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

8. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

9.

Секреты Outlook. Краткосрочное и долгосрочное планирование. Тайм-менеджмент. Распределение дел. Способы повышения продуктивности.
Программное обеспечение для удобного планирования. Мобильные устройства в работе секретаря.

• Административное и информационное обеспечение работы руководителя.

• Распределение информационных потоков в приемной. Подготовка информации, необходимой для принятия решений руководителем.ВажноКонтроль исполнения распоряжений руководства. Какая информация должна быть всегда с собой.
• Распределение задач в секретариате. Делегирование, контроль исполнения задач подчиненными (секретари, уборщицы и т.д.).
• Обустройство рабочей зоны. Координация закупки, доставки, хранения. Контроль работы личных водителей и охраны.

• Ведение делопроизводства и документооборота. Документационное обеспечение управления.

Что касается административной поддержки руководителя, то эта функция может быть доверена только сотруднику с высшим образованием.

Требования по стажу не актуальны для секретаря, отвечающего только за организацию и сбор информации. Однако если речь идет о должности секретаря для руководителя, профессиональный стандарт предписывает соблюдение следующих требований, касающихся стажа:

• для формирования базы данных (документационной поддержки) соискатель должности обязан проработать 2 года секретарем;
• административная поддержка и аналитика требует 3-х лет присутствия в профессии.

Секретарь руководителя: как профстандарт помогает в работе с кадрами

Профстандартом предусматривается градация должностей по возрастанию предъявляемых к ним квалификационных требований:

1. Секретарь-администратор (минимальный функционал).
2. Делопроизводитель (основной акцент на сборе профильной документации).
3. Секретарь руководителя (администрирование и аналитика).
4. Помощник руководителя (составление расписания работы; редактирование документов; организация деловых встреч с партнерами и коллегами; организация протокольных мероприятий; ведение протокола; бронирование переговорных комнат).

Часто помощник руководителя берет на себя обязательства референта.

Без знания форм предоставления управленческой информации, ее источников и методов отбора источников информации невозможно осуществить качественное информационное взаимодействие всех должностных лиц организации.

Литература:

Источник: https://moluch.ru/archive/132/36796/

Должностная инструкция секретаря – образец 2021 года и как ее составить, права и обязанности

Работа секретаря отличается многозадачностью и необходимостью успеть все и сразу, ведь в противном случае вся работа фирмы может пойти наперекосяк.

В этой статье мы расскажем, как правильно составить должностную инструкцию секретаря, а также представим несколько готовых вариантов данного документа.

Как составить: общие положения

В «Общих положениях» должностной инструкции прописывается:

• к какой категории сотрудник принадлежит;
• кому он подчиняется;
• кем назначается и освобождается от должности;
• кому переходят функциональные обязанности сотрудника в момент его отсутствия на рабочем месте.

Секретарь относится к категории технических исполнителей, подчиняется непосредственно руководителю подразделения/компании, а назначается и снимается с должности только приказом генерального директора.

Как правило, на данную должность назначаются лица с образованием не ниже специального и опытом работы на аналогичной должности от одного года, однако порой в небольшие фирмы принимают людей без какого-либо опыта вовсе. В то же время в крупных организациях условия трудоустройства могут быть более жесткими.

Для успешного выполнения порученных задач секретарю необходимо знание:

• организационной структуры;
• норм делового общения;
• организации делопроизводства;
• основ гражданского и трудового законодательства;
• правил эксплуатации вычислительной и организационной техники;
• прикладных программ;
• машинописи;
• правил охраны труды, противопожарной защиты и техники безопасности.

Руководствоваться в своей деятельности секретарь должен:

• действующим законодательством;
• уставом предприятия;
• руководящей документацией предприятия;
• приказами и распоряжениями руководства;
• собственной должностной инструкцией.

Должностные обязанности: на что имеет право секретарь и его ответственность

Отдельным параграфом прописываются должностные обязанности секретаря, в том числе:

• прием посетителей;
• прием и передача на подпись руководителя документов и личных заявлений;
• получение корреспонденции, поступающей в адрес руководителя на рассмотрение, и ее перенаправление в соответствующие структурные подразделения или конкретным лицам;
• проведение коммуникаций с помощью средств связи, регистрация и передача служебной информации руководителю;
• осуществление деятельности по техническому и организационному обеспечению работы руководителя;
• составление запросов, писем и других документов по поручению руководителя;
• подготовка заседаний и совещаний, устраиваемых руководителем, а также ведение и оформление протоколов;
• организация командировок руководителя: приобретение билетов, аренда транспорта и помещения;
• контроль выполнения сотрудниками предприятия распоряжений и приказов руководства;
• формирование дел, обеспечение сохранности документов и передача их в архив в определенные сроки;
• выполнение отдельных служебных поручений руководителя.

Помимо обязанностей секретарь имеет и права, в том числе на:

• принятие самостоятельных решений в рамках собственной компетенции;
• отказ от выполнения полномочий в случае возникновения опасности для здоровья или жизни;
• предъявление руководству требований о создании нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности документов и материальных ценностей;
• получение служебной информации в полном объеме для исполнения собственных полномочий;
• направление в адрес руководства рационализаторских предложений по улучшению деятельности предприятия и собственной работы;
• информирование руководителя о выявленных в деятельности организации недостатках и выдвижение предложений по их устранению;
• получение от работников структурных подразделений необходимых материалов и пояснений причин нарушения качества и сроков выполнения заданий, поручений руководителя.

В следующей главе следует прописать зону ответственности сотрудника. Секретарь, как правило, отвечает за:

• несанкционированное представление интересов организации;
• результаты самостоятельно принятых решений и совершенных действий;
• ненадлежащее исполнение должностных обязанностей;
• нарушение требований руководящей документации предприятия;
• неправомерное обращение с личными сведениями и передачу конфиденциальных данных;
• причинение вреда организации, ее персоналу, контрагентам и государству;
• нарушение правил трудового распорядка, требований трудовой дисциплины, противопожарной защиты и норм техники безопасности;
• нарушение норм делового общения.

При составлении должностной инструкции крайне важно понимать, что менять ее текст в соответствии со спецификой работы можно как угодно, главное при этом – чтобы документ не противоречил действующему законодательству и заключенному между сторонами трудовому договору, а сотрудник был ознакомлен со всеми внесенными в него корректировками.

Образцы должностной инструкции секретаря

В зависимости от места и особенностей работы трудовые функции секретаря могут иметь определенные нюансы, поэтому ниже мы разместили несколько готовых вариантов документов, предназначенных для использованиях в различных организациях.

Секретаря руководителя (по профстандарту)

Скачать образец типовой инструкции секретаря руководителя вы можете здесь: https://yadi.sk/i/1z0a3wxi3TowbW

Секретаря-делопроизводителя

По следующей ссылке мы разместили документ, подходящий для секретаря с функциями делопроизводителя: https://yadi.sk/i/CsoTnmdn3Towm8

Секретаря-референта

Функциональные обязанности секретаря-референта несколько отличаются от стандартных: https://yadi.sk/d/HkLeZDDk3Towqt

Офис-менеджера с функциями секретаря

Чтобы найти образец инструкции для данного сотрудника, нажмите сюда: https://yadi.sk/i/f0eXKy2b3Towyi

Учебной части

В зависимости от учреждения должностная инструкция секретаря учебной части может быть следующей:

• школы (по новому закону об образовании): https://yadi.sk/i/D5wISs2Y3ToxA2

• колледжа: https://yadi.sk/i/wTooxnf53ToxdB

• техникума: https://yadi.sk/d/IkyRbl0Z3ToxVx

Секретаря-машинистки

Должностная инструкция данного работника размещена здесь: https://yadi.sk/i/DWMKYFdi3Toxk6

Судебного заседания

С инструкцией секретаря районного суда вы можете ознакомиться по следующему адресу: https://yadi.sk/i/lyTkislj3ToyCa

Здесь размещен документ, подходящий для секретаря мирового судьи: https://yadi.sk/i/jY00M73g3ToyMt

Пресс-секретаря

Скачать образец инструкции пресс-секретаря вы можете здесь: https://yadi.sk/i/J4nElPMU3ToyZ3

Ученого

По следующей ссылке мы разместили документ для ученого секретаря совета: https://yadi.sk/d/oDtIaJqf3Tp2jq

Ответственного секретаря газеты

Трудовые функции ответственного секретаря газеты выглядят так: https://yadi.sk/i/9fxgAyws3Tp2zZ

Приемной

Чтобы найти бланк документа для секретаря приемной, нажмите сюда: https://yadi.sk/i/7RXepLQl3Tp3Me

Секретаря-администратора

По следующей ссылке находится инструкция секретаря с функциями администратора: https://yadi.sk/d/k93AVPJP3Tp3W7

Корпоративного секретаря акционерного общества

Должностная инструкция данного работника размещена здесь: https://yadi.sk/d/YNcunY4p3Tp3nN

Комиссии по делам несовершеннолетних

Секретарь комиссии по делам несовершеннолетних должен работать по инструкции такого плана: https://yadi.sk/i/w4PdYv7x3Tp3yV

ДОУ

В детских образовательных учреждениях используются инструкции следующего образца: https://yadi.sk/i/bSOYXr3G3Tp46s

Деканата

Должностная инструкция секретаря деканата: https://yadi.sk/d/a0C0pjmr3Tp4uB

Таким образом, подходить к составлению должностной инструкции необходимо со всей ответственностью, в противном случае результат работы секретаря может не оправдать ожиданий его руководителя.