Когда перечислять ндфл с командировки

Ндфл с командировочных: как правильно учесть, начислить и заплатить

Практически в каждой организации возникает необходимость отправлять тех или иных сотрудников в командировку. Такой рабочий выезд по заданию работодателя требует особо тщательного подхода к документальному оформлению и бухгалтерскому учету.

И одним из наиболее сложных является вопрос о том, как, когда и куда платить НДФЛ с командировочных.

Особенно важно правильно учесть дополнительные расходы и сверхнормативные траты и выплаты, если рабочих выездов организуется много, в том числе в другие государства.

Что облагается налогом

Один из важнейших вопросов — облагаются ли командировочные НДФЛ и в каком объеме.

Законодательством установлена фиксированная сумма затрат, которая не облагается налогом даже в случае отсутствия первичных подтверждающих документов.

Для поездок по стране это 700 рублей, для рабочих визитов в другие государства — 2 500 рублей за каждые сутки командировки. При этом детализация затрат необязательна, сумма является фиксированной.

Согласно существующим нормам и правилам, налогообложению также не подлежат:

• транспортные затраты;
• суммы на наем жилья;
• суточные;
• расходы на визу;
• затраты на связь.

Чтобы эти суммы не попали под НДФЛ, необходимо их документально подтвердить. Чеки, квитанции, иные документы об оплате и письменно зафиксированные договоренности с подрядчиками и работодателями должны быть представлены в бухгалтерию командированным сотрудником, а затем и проверяющим органам.

Начислять и уплачивать НДФЛ стоит только в том случае, если есть какие-либо возмещения, не укладывающиеся в фиксированную сумму и не оговоренные, не согласованные заранее с работодателем. В этом случае налог уплачивается обязательно.

При расчете командировочных важно понимать, что все подобные расходы можно возместить исключительно сотруднику, который состоит в правовых отношениях с работодателем.

К примеру, специалист, работающий по гражданско-правовому договору, не может быть командирован, соответственно, и все возмещения после рабочих поездок должны облагаться НДФЛ, поскольку они не являются фактически командировками.

Начисление командировочных должно определяться внутренним документом организации, к примеру, коллективным соглашением или дополнительным соглашением к трудовому договору. Работодатель вправе по собственному усмотрению возместить работнику любую сумму сверх установленных норм и подтвержденных затрат, в том числе в качестве бонусов. Однако все эти суммы должны обязательно облагаться налогом.

Расчёт заработной платы

Согласно трудовому законодательству, на время командировки работодатель не только сохраняет за сотрудником его должность, но и гарантирует ему выплаты в размере среднего заработка за установленный период. Данная сумма является частью заработной платы и потому не может быть освобождена ни от каких дополнительных начислений, включая страховые взносы и соответствующие налоги.

Особое внимание следует уделить уплате налога со среднего заработка при командировке в другие государства. Если сотрудник является резидентом страны, его доход облагается по стандартной ставке — 13 процентов, поскольку является доходом из источников в РФ.

Если же работник является нерезидентом, ставка будет составлять уже 30 процентов от среднего заработка. При этом есть и немаловажное исключение: трудовой договор может предусматривать, что сотрудник имеет закрепленное рабочее место за границей.

В этом случае поездка в принципе не считается командировкой.

Формы 2 и 6 НДФЛ

Командировочные в 2 НДФЛ отражаются с указанием соответствующих кодов классификатора. При этом очень важно указать их в справке вовремя, без опозданий, в соответствующем периоде.

Средний доход, выплаченный за весь период поездки, должен быть отражен с кодом 2000, поскольку с точки зрения отчетности данные суммы входят в общий фонд заработной платы.

Сверхнормативные суточные, которые выплачены по инициативе работодателя, должны быть также отражены в справке, но уже с указанием кода 4800. Данные суммы попадут в категорию иных доходов.

Расчёт сумм налога, уплаченных налоговым агентом, то есть работодателем, а именно в форме 6 НДФЛ крайне важно правильно указать:

• сумму расходов;
• дату учета;
• сумму удержанных налогов.

В полученный доход необходимо занести исключительно сверхнормативные суточные компенсации, поскольку данные по средней заработной плате уже поданы в форме 2 НДФЛ, поэтому командировочные в 6 НДФЛ уже должны быть отражены без этих сумм. Заполнение строк с датами нередко вызывает серьезные затруднения.

Датой получения дохода будет считаться тот день, когда сотрудник подал авансовый отчет, а руководитель его утвердил. Зачастую эта дата совпадает с днем возвращения из рабочей поездки. Дата удержания суммы налога должна совпадать с датой, когда НДФЛ фактически перечисляется.

При этом есть существенное ограничение: произойти это должно не ранее последнего числа месяца, в котором доход был получен.

Куда и когда платить НДФЛ

Адресат получения выплат по налогу НДФЛ определяется по основному месту работы командированного сотрудника.

Затруднения с перечислением конкретному органу могут возникать в том случае, если работник находился в длительной командировке в городе или стране по месту нахождения дополнительного офиса.

В данном случае важную роль играет тот факт, что, независимо от срока пребывания в командировке, для сотрудника не было создано новое рабочее место, не произошли изменения в штатном расписании и трудовом договоре. Поэтому неверно будет перечислять налог по месту регистрации командировочного места.

Уплата налога за командировочные выплаты должна быть произведена в те же сроки, что и переводы в бюджет с основной заработной платы, которую получают сотрудники. То же касается и расходов компании, которые учитываются на счетах основных средств или же подаются в декларациях как иные доходы физических лиц.

НДФЛ: сроки перечисления налоговым агентом и новые штрафы

Налоговый агент по НДФЛ — это организация, на которую возложена обязанность исчислить (рассчитать), удержать и перечислить в бюджет подоходный налог, т. е. налог с доходов, выплачиваемых сотрудникам и иным физическим лицам. Если НДФЛ нельзя удержать в установленный срок, компания должна уведомить об этом налоговую инспекцию не позднее 1 марта года, следующего за годом выплаты дохода.

Новые санкции, если не соблюден срок уплаты НДФЛ с зарплаты

Если компания должна была, но не удержала налог, то, согласно действующей редакции статьи 123 НК РФ, налоговая инспекция взыщет с нее штраф в размере 20 % от неудержанной или неперечисленной суммы.

Кроме штрафа, с организации также могут быть взысканы пени в соответствии с п. 1 ст. 75 НК РФ.

Пени рассчитываются исходя из ключевой ставки ЦБ, действующей на момент возникновения задолженности, в следующих размерах:

• для индивидуальных предпринимателей — 1/300 ключевой ставки Банка России независимо от продолжительности просрочки;
• для организаций:
  • 1/300 ключевой ставки — за первые 30 дней просрочки;
  • 1/150 ставки — за каждый день, начиная с 31-го дня просрочки.

Власти такие санкции устраивают. Однако Конституционный суд в Постановлении от 06.02.2021 № 6-П указал, что в НК РФ необходимо уточнить правила, когда налогоплательщик может быть освобожден от ответственности за неуплату НДФЛ с зарплаты или денег, выплаченных по иным договорам. Поэтому чиновникам пришлось разработать поправки в ст. 123 НК РФ, которые предусматривают следующее уточнение:

Налоговый агент освобождается от ответственности, предусмотренной настоящей статьей, в случае, если им предоставлен в налоговый орган в установленный срок налоговый расчет (расчет по налогу), содержащий достоверные сведения, при отсутствии фактов неотражения или неполноты отражения в нем сведений и(или) ошибок, приводящих к занижению суммы налога, подлежащего перечислению в бюджетную систему Российской Федерации, и этим налоговым агентом самостоятельно до момента, когда ему стало известно об обнаружении налоговым органом факта несвоевременного перечисления суммы налога или о назначении выездной налоговой проверки по такому налогу за соответствующий налоговый период, перечислены в бюджетную систему Российской Федерации сумма налога, не перечисленная в установленный срок, и соответствующие пени.

Таким образом, после принятия законопроекта штрафов за неуплату НДФЛ не будет, если выполнено одновременно несколько условий:

• компания самостоятельно обнаружила ошибки до того, как их выявил налоговый орган;
• ранее неуплаченные суммы перечислены в бюджет, а вместе с ними и пени;
• в отчетности содержатся только корректные сведения.

Отметим, что законопроект уже одобрила Госдума в первом чтении. Не исключено, что до конца года этот документ будет официально опубликован и вступит в силу.

Вместе с тем, новые правила освобождения от ответственности будут иметь обратную силу, то есть ими смогут воспользоваться все работодатели, которые раньше самостоятельно выявляли недоплату и погашали пени, но сдавали отчеты с правильной информацией. Это прямо предусмотрено п. 3 ст. 5 НК РФ.

До какого числа платить НДФЛ с зарплаты

Сроки уплаты НДФЛ с зарплаты, удерживаемого налоговым агентом, прописаны в пункте 6 статьи 226 НК РФ.

В общем случае перечисление в бюджет необходимо сделать на следующий день после выплаты денег. Если срок выплаты НДФЛ приходится на выходной день, то он переносится на первый следующий рабочий день.

Организация должна выплачивать заработную плату сотрудникам не менее двух раз в месяц (ч. 6 ст. 136 ТК РФ). Когда платится НДФЛ с зарплаты за первую половину месяца? Когда платить НДФЛ с зарплаты, если системой оплаты труда предусмотрено еженедельное перечисление вознаграждения за труд?

Чтобы не пропустить перечисление НДФЛ с зарплаты, сроки предоставим в одной таблице:

Вид выплаты	Срок уплаты НДФЛ
Аванс (за первую половину месяца)Перечисление за первую, вторую и т. д. недели месяца, за часть отработанного времени	В день, следующий за днем выплаты полного расчета заработной платы за месяц
Заработная плата за весь месяц	Следующий день за датой перечисления дохода
Расчет при увольнении
Материальная помощь, иные разовые выплаты
Выплата дивидендов, в том числе «промежуточных»

Когда платить ндфл с командировочных. Удержание ндфл с суточных

Законодатели пока что не будут отменять суточные. Законопроект с такими поправками на данный момент отложили. Наоборот, в планах чиновников увеличить лимит суточных, с которых можно не удерживать НДФЛ (письмо Минфина России от 25 декабря 2015 г. № 03-04-06/76407).

Поправка, которая уже заработала с 1 января, касается сверхнормативных суточных. НДФЛ с них надо удерживать в последний день месяца, а не на дату утверждения авансового отчета, как было в 2015 году.

В какой момент рассчитывать НДФЛ со сверхнормативных суточных

При расчете НДФЛ размер суточных нормируется (п. 3 ст. 217 НК РФ). Так, не облагаются этим налогом суточные в пределах:

700 руб. в день по командировкам в России;

2500 руб. в день по заграничным командировкам (как определить норму за день пересечения границы, см. таблицу ниже).

По каким нормам рассчитывать суточные и удерживать НДФЛ

Вид командировкиКак рассчитывать суточныеКакие суммы не облагаются НДФЛ

Внутрироссийская	По российским нормам	700 руб. в день
Зарубежная	За день пересечения границы по пути в командировку – по заграничным нормам. Дни, проведенные в иностранном государстве, – по зарубежным нормам. Дни, когда сотрудник пересекает границу между иностранными государствами, – по нормам страны, куда он следует. За день пересечения границы по пути домой – по российским нормам	700 руб. в сутки, которые оплачиваются по российским нормам. А в остальные дни – 2500 руб. в сутки

Допустим, организация выплатила сотруднику сверхнормативные суточные. С этой «лишней» суммы нужно удержать НДФЛ.

Доход возникает в последний день того месяца, в котором утвержден авансовый отчет (подп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ).

До 1 января в Налоговом кодексе не было прямой нормы для данного случая. В Минфине предписывали рассчитывать НДФЛ со сверхнормативных суточных на дату, когда руководитель утверждал авансовый отчет (письмо от 27 марта 2015 г. № 03-04-07/17023).

НДФЛ удержите при ближайшей выплате дохода сотруднику, например зарплаты. Перечислите НДФЛ не позднее следующего рабочего дня после выплаты дохода (п. и ст. 226 НК РФ).

ПРИМЕР 7

Работник московской компании Иванов был в командировке в Санкт-Петербурге с 7 по 10 февраля 2021 года (всего четыре дня). Размер суточных по командировкам внутри России в организации составляет 1200 руб. Таким образом, Иванову перед поездкой (5 февраля) выплатили 4800 руб. (1200 руб. × 4 дн.).

После возвращения (12 февраля) сотрудник представил авансовый отчет. Сумма НДФЛ со сверхнормативных суточных составила (вычеты Иванову не полагаются):

(1200 руб. – 700 руб.) × 4 дн. × 13% = 260 руб.

Эту сумму бухгалтер начислил 29 февраля. А удержал с работника 4 марта – в день выплаты зарплаты за февраль. Проводки в учете будут выглядеть так.

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
4800 руб. – выданы из кассы суточные работнику;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71
4800 руб. – суточные включены в состав расходов;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
260 руб. – удержан НДФЛ со сверхнормативных суточных;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» КРЕДИТ 51
260 руб. – НДФЛ перечислен в бюджет (в составе общего платежа по организации).

Подтверждать, на что сотрудник потратил суточные, не нужно. То есть никакие чеки или квитанции для того, чтобы списать суточные, не требуются.

Подтвердить их выплату можно авансовым отчетом и другими документами, которые оформляют перед командировкой. Например, приказом (письмо Минфина России от 11 декабря 2015 г. № 03-03-06/2/72711).

При этом учесть суточные при расчете налога на прибыль разрешается полностью. Лимиты установлены только для НДФЛ.

Причем суточные надо выдать работнику в любом случае. На какие именно цели работник может их потратить, Трудовой кодекс не уточняет. Помимо питания у командированного работника могут возникнуть и другие расходы. Сотрудник использует суточные по своему усмотрению и не отчитывается за них, не возвращает остаток.

Тот факт, что отель предоставляет бесплатное питание, не освобождает компанию от обязанности выдавать суточные. Но размер суточных определяет сама компания. И в положении о командировках можно, к примеру, установить вилку от минимальной до максимальной суммы.

В зависимости от ситуации суточные можно будет выплачивать в разном размере.

Как учитывать суточные по загранкомандировкам

Если речь идет о заграничной командировке, то выдать работнику суточные вы можете как в валюте, так и в рублях (письмо Банка России от 30 июля 2007 г. № 36-3/1381).

Если суточные выданы в рублях, порядок их учета тот же, что и по командировкам внутри России. Только не облагаемая НДФЛ норма – 2500 руб.

в день ( , пока работник едет из России за рубеж и обратно, а также переезжает из страны в страну).

Если же вы выдавали суточные в валюте, то для расчета НДФЛ нужно будет взять курс на последний день месяца.

ПРИМЕР 8

Работник санкт-петербургской компании Иванов был в командировке в г. Хельсинки с 25 по 27 января 2021 года (всего три дня).

Размер суточных по командировкам внутри России в организации составляет 1200 руб., а по Финляндии – 35 евро.

Иванову перед поездкой выдали 1200 руб. и 70 евро (35 EUR × 2 дн.). После возвращения сотрудник представил авансовый отчет. Курс евро на 31 января составил 81,9077 руб./EUR.

Сумма НДФЛ со сверхнормативных суточных будет равна (вычеты по налогу Иванову не полагаются):

((1200 руб. – 700 руб.) × 1 дн. + ((81,9077 руб. × 35 EUR – 2500 руб.) × 2 дн.) × 13% = 160 руб.

Эту сумму бухгалтер отразил в учете 31 января. А удержал с работника 5 февраля – в день выплаты в компании зарплаты за январь.

Больничный в командировке

Если сотрудник в командировке заболел, то суточные за весь период болезни выплачивайте ему в полном объеме (п. 25 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). То есть в том числе за период, когда работник находился в больнице.

ПРИМЕР 9

Сотрудник был в командировке с 9 по 20 февраля (12 дней). В поездке он заболел и с 12 по 16 февраля находился в стационаре, что подтверждает больничный лист. Норма суточных при командировках по России составляет в организации 1000 руб. в день.

Изначально сотрудник должен был вернуться 16 февраля, на четыре дня раньше. То есть первоначальный срок поездки – 8 дней.

Перед командировкой бухгалтер выдал сотруднику суточные за восемь дней – 8000 руб. (1000 руб. × 8 дн.).

После возвращения доплатил работнику еще 4000 руб. за дополнительные четыре дня поездки, а также рассчитал ему больничный за период с 12 по 16 февраля. Итого общий размер суточных составил 12 000 руб. (1000 руб. × 12 дн.).

Сумма НДФЛ со сверхнормативных суточных составила (вычеты работнику не полагаются):

(1000 руб. – 700 руб.) × 12 дн. × 13% = 468 руб.

Расчет суточных бухгалтер подтвердил бухгалтерской справкой (фрагмент справки приведен ниже).

• Права ли ИФНС, отказывая нам в выдаче уведомления о правомерности уменьшения НДФЛ на сумму фиксированного платежа?
• Какие налоги платит нерезидент при продаже или сдаче в аренду своей зарубежной недвижимости?
• Можно ли заявить вначале вычет на земельный участок, а потом на дом?
• Как провести в учете и удержать НДФЛ, если по договору аренды земли оплата пайщикам выдается натуроплатой (зерном)?
• С каких выплат удерживать НДФЛ?

Вопрос

Нужно ли платить НДФЛ с суточных при командировке.

Ответ

НДФЛ с суточных нужно исчислить, если их размер превышает:

• 700 руб. за день нахождения в командировке в России;
• 2500 руб. за день нахождения в загранкомандировке.

С суточных, выплаченных сверх этих норм, удержите НДФЛ . Такие правила установлены в абзаце 10 пункта 3 статьи 217 и Налогового кодекса РФ.

Пример 1. Иванов едет в командировку по России на 10 календарных дней. В компании действует положение о командировках. В нем записано, что суточные по России выплачиваются работникам в сумме 1000 в сутки. Нужно ли удержать НДФЛ и с какой суммы?

Решение. НДФЛ нужно удержать с суммы превышения суточных сверх норм. Она составляет 3000 руб. (1000 руб. × 10 календ. дн. – 700 руб. × 10 календ. дн.). Сумма НДФЛ составит 390 руб. (3000 руб. × 13%).

Обратите внимание. При выдаче подотчетного аванса на командировку НДФЛ не удерживайте. Вы сможете зафиксировать доход в виде сверхнормативных суточных только после того, как работник сдаст авансовый отчет, а директор его утвердит. Дата получения таких доходов последний день месяца, в котором директор утвердил авансовый отчет (подп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ).

НДФЛ, исчисленный с суммы сверхнормативных суточных, удержите из любого дохода работника в денежной форме, например из зарплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ). Но сумма удержаний долга по НДФЛ не должна превышать 20% от суммы зарплаты к выдаче на руки с учетом удержания текущего налога (ч. 1 ст. 138 ТК РФ).

Пример 2. Иванов вернулся из командировки, сдал авансовый отчет, директор его утвердил 21 ноября. 30 ноября бухгалтер начислил работнику зарплату за ноябрь в сумме 50 000 руб. Аванс он получил в сумме 20 000 руб. Права на вычеты работник не имеет. Как удержать НДФЛ со сверхнормативных суточных?

Решение. Бухгалтер удержит налог при выдаче зарплаты за ноябрь НДФЛ. Из начисленной зарплаты он удержит текущий налог 6500 руб. (50 000 руб. × 13%) и НДФЛ с суточных 390 руб., всего 6890 руб.

Долг по НДФЛ 390 руб. меньше чем 20% от суммы к выдаче на руки за вычетом текущего налога 23 500 руб. (50 000 руб. – 20 000 руб. – 6500 руб.).

За вычетом долга по НДФЛ с суммы сверхнормативных суточных работник получит на руки 23 110 руб. (23 500 руб. – 390 руб.).

В число возмещаемых работнику расходов, связанных со служебными командировками, включаются суточные. Суточные – это дополнительные расходы, связанные с проживанием командированного работника вне места постоянного жительства (ч. 1 ст. 168 ТК РФ). Размер суточных устанавливается работодателем самостоятельно. А как облагаются суточные НДФЛ и страховыми взносами?

Суточные и НДФЛ

НДФЛ не облагаются суточные только в пределах норм, установленных п. 3 ст. 217 НК РФ . Эти нормы за каждый день нахождения в командировке составляют:

• 700 рублей – при командировках по РФ;
• 2 500 рублей – при загранкомандировках.

Соответственно, с части суточных, превышающей указанный выше норматив, нужно исчислить и заплатить в бюджет НДФЛ.

А облагаются ли суточные страховыми взносами?

Суточные облагаются страховыми взносами?

Страховые взносы с суточных не начисляются, если такие суточные не превышают указанные выше лимиты (п. 2 ст. 422 НК РФ). Соответственно, суточные сверх нормы облагаются страховыми взносами в 2021 году.

Иными словами, при командировках по РФ с суточных свыше 700 рублей страховые взносы нужно будет начислить. А при заграничных командировках страховые взносы начисляются с суточных свыше 2 500 рублей за день командировки.

Суточные в командировке 2021: нормы, размер по России и за границу

За дни нахождения в командировке работнику положены средний заработок и суточные за каждый календарный день поездки. Разберем, как правильно оплачивать командировки по России и за границу

Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места жительства.

Работодатель обязан возмещать работникам суточные (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ):

• за каждый день, пока он находится в командировке;
• за выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения о командировках). Например, работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье выплачиваются. 

Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются, но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам. Подробно про суточные при однодневных командировках читайте далее в этой статье.

Пример расчета суточных работнику

Условие. Работник был в командировке 10 дней: с 1 июня по 10 июня. Суточные:

• за 9 дней — 40 евро за каждый день;
• за 1 день возвращения в Россию — 700 руб.

30 мая выдан под отчет аванс в размере 360 евро и 700 руб.

Курс (условно) евро:

• на дату выдачи аванса (30 мая) – 70 руб. за 1 евро;
• на дату утверждения авансового отчета (14 июня) – 68 руб. за 1 евро.

Решение. В расходы по налогу на прибыль суточные будут включены в сумме:

• 40 евро х 70 руб. х 9 дней = 25 200 руб.
• Суточные по России = 700 руб.
• Итого: 25 200 руб. + 700 руб. = 25 900 руб.

Размер суточных при командировках по России и за границу

Компания вправе сама решать, сколько платить сотрудникам за день командировки (ст. 168 ТК РФ).

Размеры суточных при командировках необходимо закрепить во внутренних документах организации, например в положении о командировках.

Бухгалтеры знают про 700 и 2 500 руб. — если размер суточных не превышает эти суммы, то с этих сумм не придется платить НДФЛ. Поэтому некоторые компании для удобства вводят эти размеры суточных. Но это вовсе не означает, что организация может установить размер суточных сотрудникам 700 и 2 500 руб. и ни рублем больше или меньше.

Можно, например, закрепить суточные 4 000 руб. за каждый день командировки по России, но тогда с 3 300 руб. придется удержать НДФЛ (4 000 руб. – 700 руб. = 3 300 руб.).

По общему правилу суточные, выплачиваемые сотруднику, не облагаются НДФЛ, если их размер не превышает:

• 700 руб. — за каждый день командировки на территории России;
• 2 500 руб. — за каждый день при поездках за границу.

Вывод: как такового лимита суточных для коммерческих организаций нет. Есть только суммы, которые не облагаются НДФЛ (700 и 2 500 руб.). Так сколько платить суточных? Решайте самостоятельно (решение закрепите во внутренних документах организации).

Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные

Если работник едет в командировку на личном и служебном автомобиле, то посчитать дни можно по служебной записке.

Ее работник должен предоставить по возвращении из командировки вместе с документами, подтверждающими использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист, например, по форме № 3), счета, квитанции, кассовые чеки, иные документы, подтверждающие маршрут следования).

В иных случаях количество дней, за которые надо выплатить суточные, определяется по проездным документам.

Суточные в иностранной валюте

Суточные при командировках за пределы РФ платите в том размере, который установлен во внутренних документах компании.

Суточные при однодневной командировке

По закону минимальный срок командировки не установлен. Поездка по заданию работодателя может быть и однодневной. Оформляем такую поездку как многоднедвную командировку (выпускаем приказ, ставим соответствующую отметку в табеле учета рабочего времени: «К» или «06»).

После сотрудник отчитывается за поездку. Работодатель возмещает ему расходы, например на проезд, а также другие согласованные суммы. А суточные положены? По закону суточные за «мини-поездки» по России не выплачиваются. Оставить сотрудника совсем без денег даже в однодневной командировке — не лучшая идея, даже если это и по закону. Как можно выйти из ситуации?

Выплаты при однодневных командировках взамен суточных

Работодатель по собственному решению может выплатить сотруднику некую сумму вместо суточных.

Суточные по однодневным командировкам:

• за границу — в размере 50% от суммы суточных по загранкомандировкам, установленным в локальных документах компании; 
• по России — в общем случае не выплачиваются, но вы можете установить выплату работнику самостоятельно.

НДФЛ с суточных при однодневных командировках

Ранее ситуация с налогообложением суточных и возмещением иных расходов при однодневных командировках была спорной. Ситуация стабилизировалась и общая тенденция такова: выплаты по однодневным командировкам не облагаются НДФЛ. Тем не менее позиции различных ведомств отличаются:

1. Мнение Минфина РФ: документально подтвержденные расходы, связанные с однодневной командировкой (например, расходы на питание), можно не облагать НДФЛ полностью. Если подтвердить такие расходы нечем, то они освобождаются от налога в пределах 700 руб. при внутрироссийской командировке и 2 500 руб. при однодневной командировке за границу (Письмо Минфина России от 01.03.2013 № 03-04-07/6189).
2. Мнение ВАС РФ: выплаченные работнику денежные средства (названные суточными) не являются таковыми в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника, облагаемым НДФЛ (Постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12).

Суточные при командировке в страны СНГ

Командировки в страны СНГ (например, в Казахстан, Беларусь и пр.) являются особым случаем. При таких командировках не ставят отметки в загранпаспорте о пересечении границы. Суточные для таких поездок считают в особом порядке: дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).

Подробно о том, как выплачивать суточные при командировках в страны СНГ, читайте в статье Контур.Школы «Два сложных вопроса при оформлении командировки: расчет среднего заработка, суточные при командировке в страны СНГ»

Отчет по суточным в командировке

Повышение квалификации

ОСНО. УСН. Кадры. Зарплата. Обучение в Контур.Школе

Онлайн-курсы

Работник по возвращении из командировки обязан предоставить работодателю в течение трех рабочих дней:

• авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
• окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о командировках № 749). 

В составе авансового документа сотрудник не обязан отчитываться ни по суточным при командировках по России, ни по суточным при командировках за пределы РФ, ни по однодневным или каким-либо еще командировкам. Подтверждающих документов по суточным не существует. Работодатель платит суточные — икс рублей, работник тратит их по собственному желанию. 

Суточные сверх норм НДФЛ

Во время нахождения работника в поездке, ему начисляется командировочная зарплата. Ее величина определяется в зависимости от среднего дохода трудящегося.

Указанная денежная сумма облагается НДФЛ на общих основаниях. Она полностью идентична обычной заработной плате.

Помимо основной зарплаты, командировочному специалисту для компенсация расходов выплачиваются суточные. Они предназначены для личных расходов работника.

Налог с суточных, выплачиваемых специалисту за пребывание в командировке, не удерживается. Важно учитывать, что данное правило налогообложения действует только при определенных условиях.

В частности, это касается размера суточных – с минимальной величины суточных НДФЛ не удерживается (в 2021 году это 700 руб. при поездках по России и 2500 руб. – при заграничных командировках).

Подоходным налогом не облагается сумма, предназначенная для оплаты проезда трудящегося.

Также НДФЛ не удерживается с денежных средств, выплачиваемых специалисту для оплаты жилья.

Следует отметить, что данное правило актуально только в том случае, если у трудящегося имеются документы, в которых указана сумма, потраченная им на оплату жилья и проезда.

Помимо этого, не подлежат налогообложению такие командировочные расходы:

• оплата связи;
• оформление визы, загранпаспорта и т.п;
• комиссия, удерживаемая при обмене валюты.

Как оплачивается командировка?

Удерживается ли с суточных сверх нормы?

Ранее было указано, что налог на доходы физических лиц не удерживается с суточных только в том случае, если соблюдено некоторое правило.

Ключевое значение в данном случае играет место, в котором работник был в командировке.

С суточных не удерживается НДФЛ, если их ежедневная сумма не превышает следующих отметок:

• 700 рублей. Для специалистов, отправляющихся в командировку в регионы, находящиеся на территории РФ;
• 2500 рублей. Для специалистов, отправляющихся в командировку в заграничные регионы.

Если величина ежедневных суточных сумм менее указанных выше, выплата не облагается налогом. Сумма сверх нормы облагается НДФЛ по ставке 13 процентов.

Начисляются ли страховые взносы на командировочные расходы?

Когда перечислять – срок уплаты

Суточные, полагающиеся для оплаты расходов в командировке, считаются налогооблагаемым доходом, учитываемым на последнем дне месяца, в течение которого работодатель (бухгалтерия компании) утверждает авансовый отчет.

Следует учесть, что авансовый отчет сотрудник, прибывший из командировки, сдает руководству.

Ответственный бухгалтер, в свою очередь, заполняет свою часть отчета. Такая необходимость регламентирована 223 НК РФ.

Указанный выше месяц не обязательно должен быть тем, в котором работник получает командировочную заработную плату.

Это связано с тем, что срок утверждения отчета руководитель организации вправе устанавливать самостоятельно. При необходимости сроки могут быть сдвинуты вперед.

Рассуждая о налоговом учете можно сказать, что месяц, в котором работник получил суточные, не оказывает на него никакого влияния.

Налог с суточных будет удержан с ближайшей выплаты, полученной после того, как суточным будет присвоен статус дохода трудящегося.

Что касается оплаты командировочных дней по среднему заработку, то данный доход считается заработной платой, и к нему применяются те же правила обложения НДФЛ, что и ко остальной части зарплаты.

Датой фактического получения зарплаты по среднему заработку признается последнее число месяца, за который она начислена.

Перечислить НДФЛ в бюджет нужно при выдаче заработной платы персоналу за вторую половину месяца, то есть в начале следующего месяца.

Пример

Для наглядности необходимо рассмотреть пример. Специалист Смирнов В.В. сдал авансовый отчет в бухгалтерию работодателя 22 июля 2021 года.

Суточные, отраженные в сданном документе были признаны доходом трудящегося 31 июля.

На основании вышеуказанной информации можно сделать вывод, что НДФЛ с суточных будет удержан 10 августа, в день выплаты заработной платы.

За ни командировки начислен средний заработок, который также облагается НДФЛ, перечислить данный налог нужно также 10 августа или на следующий день.

Перед тем как определить, облагаются ли суточные доходом или нет, руководитель сотрудника должен обратить внимание на следующие правила, установленные трудовым законодательством РФ.

• При увольнении сотрудника, прибывшего из командировки, налог с суточных (при необходимости) удерживается в день расторжения трудовых отношений.
• При отправке работника в поездку длительностью в одни день, НДФЛ на полученную им суточную сумму не начисляется.

Даты для сверхнормативных суточных

Для отражения величины сверхнормативных суточных в форме 6-НДФЛ необходимо определиться с датами, которые будут указаны в Разделе 2 Расчета.

Датой фактического получения дохода для облагаемых НДФЛ суточных является последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки (пп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ). Таким образом, эту дату необходимо указать по строке 100 «Дата фактического получения дохода» формы 6-НДФЛ.

Датой удержания налога (строка 110) будет являться дата фактической выплаты дохода, из которой НДФЛ был удержан (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Важно иметь в виду, что эта дата не может быть раньше последнего числа месяца, ведь НДФЛ не может быть удержан, если доход не получен.

А раз доход получен в последний день месяца, то и удержан НДФЛ может быть при ближайшей выплате дохода, произведенной в последний день месяца или позднее (Письмо ФНС от 29.04.2021 № БС-4-11/7893).

Соответственно и перечислен НДФЛ со сверхнормативных суточных должен быть не позднее рабочего дня, следующего за днем, когда НДФЛ с суточных был удержан.