Как хранить трудовые договора уволенных сотрудников

Как хранить трудовые договора в организации?

«Про регистрацию трудовых договоров в Трудовом кодексе нет ни слова» – могут возразить некоторые неопытные офисные работники, и будут правы лишь отчасти. Практическим опытом делится консультант по вопросам делопроизводства, автор и ведущий семинаров Ирина Мурнина.

В Трудовом кодексе Российской Федерации очень подробно описано содержание, сроки, порядок заключения многие другие аспекты трудового договора, важнейшего для взаимоотношений работника и работодателя документа.

Датирование трудового договора

Трудовые договоры оформляются, регистрируются и хранятся кадровой службой организации.

Там, где штатная численность невелика (на практике – не более 100 человек), кадровая работа, как правило, возлагается на главного бухгалтера или секретаря руководителя.

Возложение обязанностей по ведению кадровой работы обязательно оформляется приказом руководителя. Соответственно трудовые договоры ведут и хранят либо кадровики организации, либо уполномоченные на ведение кадровой работы должностные лица.

Оптимальным считается вариант, когда трудовой договор и приказ о приеме на работу оформляются в первый для работника рабочий день. Договор оформлен, датирован, подписи и печать организации – на месте, казалось бы, можно выдавать на руки работнику (ст. 67).

Но выдавать рано, потому что после оформления трудовой договор необходимо внести в регистрационную форму.

«Про регистрацию трудовых договоров в Трудовом кодексе нет ни слова» – могут возразить мне некоторые неопытные офисные работники, и будут правы лишь отчасти, потому что Трудовой кодекс – это федеральный закон, который не должен и не может детально прописывать очевидные факты.

А нумерация?

Регистрация документа фиксирует факт его создания или поступления в организацию. Допустим, договор оформили, подписали, дату поставили, а номер – нет. То есть документ создали, но этот факт зафиксировали частично. То ли забыли, то ли не захотели: «Зачем нам лишняя бюрократия?».

Ну а дальше в суде может возникнуть проблема доказательства подлинности такого договора, его оформления в установленном законом порядке и в установленные законом сроки.

А закон говорит абсолютно четко: «В письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе» (статья 67 Трудового кодекса Российской Федерации). И виноватым окажется тот, кто этот закон нарушил. 

Все вопросы о нарушении закона в этом случае, суд направит работодателю, а не работнику, потому что работник сам себе трудовой договор не оформляет – это обязанность работодателя. И потом это просто невозможно для работника. Вот и придется работодателю доказывать свою законнопослушность всеми доступными способами, в т.ч. и при помощи регистрации трудовых договоров.

Так что, перед выдачей одного экземпляра (подлинника) трудового договора на руки работнику документ необходимо зарегистрировать в Журнале регистрации трудовых договоров с работниками предприятия. Номер проставляется на всех экземплярах договора, непосредственно после наименования документа «Трудовой договор № 00», либо под наименованием документа:

Трудовой договор

№ 00.

Если регистрация ведется на бумагоносителе, то такой журнал должен иметь пронумерованные страницы, прошит, прошнурован и заверен подписью руководителя и печатью организации.

Для электронной регистрации необходимо предусмотреть отсутствие возможности движения номеров, хотя двигать номера трудовых договоров вроде бы нереально. Ведь один экземпляр хранится у работника.

А с учетом уже уволившихся… Но на практике у нас возможно все, так что лучше подстраховаться.

Форма журнала произвольная, но в нее вносятся все необходимые данные, позволяющие оперативно отыскать документ.

Журнал регистрации трудовых договоров, для примера, может содержать следующие главы:

• Дата и номер трудового договора Ф.И.О. работника, с которым заключен трудовой договор.
• Должность, место работы, контактный телефон.
• Вид работы, (основная, по совместительству).
• Срок трудового договора.*
• Наличие испытательного срока (дата начала и окончания).
• Дата и номер приказа о приеме на работу. 
• Даты и номера изменений к трудовому договору.   
• Номер дела, в которое подшит трудовой договор.

* Указать срочный или на неопределенный срок, указать даты начала работы, для срочных трудовых договоров – также дата окончания. 

При необходимости можно дополнить эту таблицу другими графами или исключить лишние, с точки зрения специалиста, позиции.

Номер договора может быть обычным порядковым номером по очередности регистрации, а может быть дополнен цифровым или буквенным обозначением структурного подразделения, в которое принят работник, другими дополнительными кодами, позволяющими оперативно и качественно вести поисковую и информационно-справочную работу с трудовыми договорами.

Один экземпляр – на руки работнику

Трудовой договор составляется, оформляется и подписывается обеими сторонами в двух экземплярах. Для отдельных категорий работников может быть предусмотрено оформление трудового договора и в большем количестве экземпляров (ст. 67 Трудового кодекса РФ).

Подпись представителя работодателя скрепляется печатью организации (для работодателей – юридических лиц), а для работника полностью указываются паспортные данные.

Один экземпляр зарегистрированного трудового договора выдается на руки работнику под расписку на другом экземпляре, который будет храниться у работодателя (См. указанную выше статью Трудового кодекса).

Работник может также расписаться в получении экземпляра трудового договора в соответствующей графе Журнала регистрации трудовых договоров. Это совершенно не обязательно, законом не регламентировано и отсутствие подписи в журнале (в отличие от подлинника трудового договора) нарушением не является.

Сомнительная экономия

На практике довольно часто трудовой договор оформляется в одном экземпляре, который хранится у работодателя. На руки работнику, в лучшем случае, выдается заверенная копия или просто (без заверения) ксерокопия трудового договора.

Напоминаем, что ксерокопия документом не является, а подобные «нововведения» в целях экономии времени и/или сокрытия от работника непосредственной информации об его работе в данной организации, являются явным нарушением закона, в частности, уже упоминавшейся статьи 67 Трудового кодекса. 

Не надо рассчитывать, что это как-то «сойдет с рук». Дело до суда, может, и не дойдет, но ближайшая проверка выявит это нарушение, обязательно накажет и еще заставит в течение месяца исполнить нарушенную норму закона. Так что «экономия времени и бумаги» на текущем этапе может дать обратные результаты в дальнейшем.

Важно! Письменная форма заключения трудового договора, оформление его в двух экземплярах с последующей выдачей одного экземпляра на руки работнику является обязательной, как по основной работе, так и по совместительству. 

Где и как хранить трудовой договор

Тот экземпляр трудового договора, который остается у работодателя, обычно подшивается в личное дело (для госслужащих), которое хранится в соответствии с ст.

656 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, с указанием сроков хранения 75 лет с последующей сдачей в архив.

Если личные дела работников не ведутся, то трудовые договоры работников формируются в отдельное дело.

В настоящее время в сообществе делопроизводителей и архивистов обсуждается целесообразность сокращения срока хранения кадровых документов до 50 лет. Но даже при таком подходе срок хранения трудовых договоров остается весьма значительным, т.

к эти документы служат доказательной базой при возникновении проблем не только в период работы у конкретного работодателя или непосредственно после увольнения, но в период начисления пенсии по старости, при неправильном заполнении, утрате трудовой книжки. 

И.В. Мурнина

консультант по вопросам
делопроизводства, автор и ведущий семинаров

Источник: http://naar.ru/articles/Trudovye-dogovory-objazatelno-registrirovat/

Как правильно хранить трудовые договора уволенных работников в архиве — Кредитный юрист

Нередко в оперативной деятельности службы защиты правопорядка, судам, либо иным государственным структурам нужно выяснить, действительно ли работал гражданин в этой организации, в указанное время и на указанной должности.

При разбирательствах в налоговой сфере дело может дойти до того, что в индивидуальном порядке необходимо освидетельствовать трудоустройство каждого человека, работавшего в этой компании.

Источник: https://sroorgru.com/gde-dolzhen-hranitsya-trudovoy-dogovor-s-rabotnikom/

Трудовые договора где хранить

Личные дела, трудовые договоры и прочее документы необходимо архивировать. Для этого создаются отдельные папки, куда подшиваются дела. Если сотрудников на предприятие много и текучка кадров большая, то на каждый год создается отдельная папка, в которой все документы подшиты в алфавитном порядке фамилий уволенных.

Где должен храниться трудовой договор с работником – Юридический ликбез

С каждым работником, принимаемым на вакантную должность, обязательно заключение трудового договора, который будет регулировать отношения между сторонами. В нем указываются такие данные как:

• сведения об организации и работнике;
• занимаемая должность;
• место и характер работы;
• режим рабочего времени и отдыха;
• права и обязанности сторон;
• размер заработной платы,
• период трудовых отношений и другие положения, предусмотренные законодательством РФ.

На территории России трудовые отношения регулируются нормами Трудового кодекса Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. №197-ФЗ.

Законодательством установлено, что договор заключается в письменной форме в двух экземплярах для каждой из сторон по одному.

В отделе кадров на каждого работника формируется личное дело, куда и подшивается подписанный документ о приеме на работу.

Данная статья рассказывает о типовых способах решения вопроса, но каждый случай уникальный. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

• Москва: +7 (499) 110-86-72.
• Санкт-Петербург: +7 (812) 407-22-74.

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Трудовые договоры могут заключаться на неопределенный срок (бессрочные) и определенный срок (срочные).

Особенности договора, заключенного на неопределённый срок

В случае если период работы составляет более, чем 5 лет, такой договор носит бессрочный характер.

Данное условие является основополагающим для тех, кто стремится к постоянному и долгосрочному трудоустройству, стабильному заработку.

Кроме того, соглашение, в котором не содержится сведений о сроке, также считается заключенным на неопределенное время.

В случае если истек указанный соглашением срок, и ни одна из сторон не заявила о прекращении трудовых отношений, при этом сотрудник продолжает выполнять свои обязательства, то условие о срочности прекращает свое действие и отношения приобретают бессрочный характер.

Особенности договора, заключенного на определённый срок

Срочные трудовые соглашения заключаются в том случае, если характер выполняемой работы позволяет определить точные сроки для ее выполнения. Трудовое законодательство содержит четкий перечень таких оснований:

• на время исполнения обязанностей отсутствующего работника (например, сотрудник в декретном отпуске);
• на выполнение сезонных работ (например, работник принимается на сбор урожая);
• когда работник принимается для выполнения временных работ, длящихся не более двух месяцев (выполнение ремонтных работ);
• в случае направления на работу за границу;
• если лицо проходит стажировку;
• в случае избрания в состав выборного органа;
• направление от службы занятости на временные, сезонные работы.

Возможно заключение договора на определенный срок и по согласованию сторон:

• если работодатель имеет в штате менее 20 человек или является индивидуальным предпринимателем;
• если принимается пенсионер;
• при наличии медицинских показаний;
• для работы в районах Крайнего Севера;
• в случае проведения работ по устранению последствий чрезвычайных ситуаций;
• при проведении конкурса на вакантную должность;
• с творческими работниками;
• с руководителями и главными бухгалтерами;
• со студентами, обучающимися по очной форме;
• в случае работы по совместительству.

После окончания установленного периода договор прекращает свое действие, и сотрудник подлежит увольнению. Об этом необходимо уведомить его за три дня до предстоящего увольнения.

Кроме того, срочный контракт, заключенный для выполнения определенной работы, прекращается, когда работа выполнена.

Порядок и срок хранения трудового договора

Как отмечалось выше, один экземпляр контракта хранится у вновь принимаемого на должность, другой остается в организации, в которую работник принимается. На экземпляре работодателя будущий сотрудник делает отметку «Трудовой договор получил», ставит подпись и дату.

Трудовой кодекс не содержит норм, касающихся порядка и сроков хранения контрактов. Порядок хранения документов по личному составу, куда относятся документы, отражающие трудовые отношения, регулирует Федеральный закон РФ №125-ФЗ от 22.10.2004г.

«Об архивном деле в Российской Федерации».

С учетом требований законодательства локальными нормативными актами предприятия может устанавливаться порядок хранения внутренней документации.

В крупных учреждениях, государственных органах договоры с сотрудниками формируются в личные дела после подписания приказа о приеме на должность. В небольших организациях порядок хранения таких документов устанавливается самостоятельно.

Согласно п. 656 и 657 Перечня типовых документов от 25 августа 2010 г. № 558, личные дела работников и трудовые договоры, не вошедшие в личные дела, должны храниться в течение 75 лет в организации либо до момента её ликвидации.

Таким образом, личные дела хранятся в организации в течение 75 лет с момента увольнения, а затем уничтожаются.

Для лиц, осуществляющих службу в государственных органах, такой срок составляет 10 лет хранения в кадровой службе, далее его перемещают в архив, где личное дело хранится в течение 75 лет.

Где хранятся документы

Закон предусматривает хранение личных дел сотрудников организации в сейфах или в специальных запирающихся шкафах.

Трудовые договора где хранить

Личные дела, трудовые договоры и прочее документы необходимо архивировать. Для этого создаются отдельные папки, куда подшиваются дела.

Если сотрудников на предприятие много и текучка кадров большая, то на каждый год создается отдельная папка, в которой все документы подшиты в алфавитном порядке фамилий уволенных.

Если же сотрудников немного, то создается одна такая папка на несколько лет, в которой года отделены друг от друга – листом-разделителем. В любом случае папка должна содержать в себе опись, год, трудовые договоры.

Также существует два подхода к датировкам: согласно законодательству РФ отдел кадров может самостоятельно принимать решения относительно даты подшивки дел — в год приема или в год увольнения работника. Считается хорошим тоном вести архивные папки с указанием года увольнения сотрудника.

По текущему законодательству Российской Федерации минимальное количество экземпляров трудового договора на одного сотрудника – 2. Оба должны быть зарегистрированы, потом один из них остается в отделе кадров или соответствующем департаменте, второй — отдается на руки работнику и хранится у него.

Работник, перед тем как получить свой экземпляр, должен написать на нем вручную – «Один экземпляр трудового договора от 00.00.0000 № 00 получен». Под надписью поставить подпись и фамилию с инициалами.

Также работник после получения должен быть завизирован в журнале «Регистрация трудовых договоров», если такой имеется на предприятии (такой журнал не является обязательным согласно законодательству РФ).

Где должен храниться экземпляр трудового договора который остается у работодателя

Законодательство не устанавливает определенный порядок хранения трудовых договоров, однако на практике, чаще всего трудовые договоры хранят в личном деле сотрудника. При этом, в отделе кадров храните личные дела только работающих сотрудников. Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив.

В отделе кадров храните личные дела только работающих сотрудников. Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив.

Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов. Такой порядок следует из пункта 3.6.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Трудовые договоры: обязательно регистрировать

Тот экземпляр трудового договора, который остается у работодателя, обычно подшивается в личное дело (для госслужащих), которое хранится в соответствии с ст.

656 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, с указанием сроков хранения 75 лет с последующей сдачей в архив.

Если личные дела работников не ведутся, то трудовые договоры работников формируются в отдельное дело.

Читать еще –>  Какие документы нужны для прописки в муниципальную квартиру

Все вопросы о нарушении закона в этом случае, суд направит работодателю, а не работнику, потому что работник сам себе трудовой договор не оформляет – это обязанность работодателя. И потом это просто невозможно для работника. Вот и придется работодателю доказывать свою законнопослушность всеми доступными способами, в т.ч. и при помощи регистрации трудовых договоров.

Срок хранения трудовых договоров работников

Трудовые договоры работников подписываются в двух экземплярах обеими сторонами и регистрируются. Образец, оставшийся на предприятии, обычно подшивается к личному делу сотрудника. Ещё один вариант хранения трудовых договоров – создание короба, где бумаги лежат в алфавитном порядке.

В случае увольнения личные дела, договоры и прочие документы должны храниться в архиве. Для этой цели заводятся папки, куда подшивают дела. Если в организации штат меняется быстро, то каждый год создаётся новая папка.

Если работников, напротив, мало, то в одной папке могут находиться документы за несколько лет. Бумаги разделяют по годам при помощи чистого листа.

Дата подшивки может обозначаться как в год вступления человека на должность, так и в год увольнения.

Всё о сроке хранения трудовых договоров

Многие современные компании предпочитают держать такие важные документы в электронном виде. Руководство организации обязано принимать все меры для того, чтобы данные не были утрачены, искажены или попали в общий доступ. Помимо этого, существует порядок, согласно которому все электронные данные должны время от времени перезаписываться на более новые носители информации.

Главное, на что необходимо обратить внимание, – это дата документа. Во-первых, она обязательно должна быть указана. Во-вторых, не позднее 3 дней после оформления соглашения новый сотрудник обязан ознакомиться с распоряжением руководителя. Специалисты по делопроизводству советуют издавать приказ в день заключения контракта, чтобы не было просрочек.

Как правильно вести учет договоров и дополнительных соглашений

Даже если в вашей организации в архив организации передаются на хранение документы, имеющие сроки хранения до 10 лет (такое может быть, особенно в коммерческой организации, где создаются большие объемы договорной и первичной учетной бухгалтерской документации), в архив такие документы передаются по номенклатуре дел в том виде, в каком они сформировались в делопроизводстве.

Если вы ведете учет договоров вручную, то единственный способ учета – это ведение двух регистрационно-учетных форм (двух журналов или двух картотек): одну – для учета (регистрации) договоров, другую – для дополнительных соглашений к договорам.

В журнале учета дополнительных соглашений должна быть графа «№ и дата договора», чтобы можно было через регистрационно-учетную форму привязать дополнительное соглашение к договору.

Гораздо удобнее вести учет (регистрацию) договоров и дополнительных соглашений к ним в автоматизированном режиме.

Читать еще –>  Карта единый государственный реестр

Как вести журнал учёта трудовых договоров и дополнительных соглашений

Информацию о каждом договоре вносите в отдельную строку. Пропуски между строчками не допускаются. Корректировать ошибки можно любым способом, предусмотренным для первичной документации. Ошибочную запись зачеркните одной линией и впишите исправленные данные над ней. Рядом поставьте подпись ответственного лица и дату внесения изменения.

Журнал регистрации — необязательный документ. Его заполняют, чтобы легче было вести учёт документации. В книгу записывают порядковый номер договора, дату заключения, ФИО сотрудника. Регистрация фиксирует факт создания документа и оформляется согласно ГОСТ Р51141–98. Случаи, когда пригодится журнал:

Хранение трудовых договоров сотрудников

В ежегодных планах проведения плановых проверок юридических лиц (их филиалов, представительств, обособленных структурных подразделений) указываются сведения о наименовании юридических лиц (их филиалов, представительств, обособленных структурных подразделений), места нахождения юридических лиц (их филиалов, представительств, обособленных структурных подразделений) (п. 4ст. 9 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»; далее — Закон № 294-ФЗ).

Форма 2. Децентрализованное делопроизводство. При такой форме ведение кадрового делопроизводства распределяют между головной организацией и обособленными структурными объединениями, которые имеют относительно одинаковый набор функций по кадровому документообороту.

При этом кадровая служба головной организации может оформлять кадровые документы на всех сотрудников организации, включая и работников обособленных подразделений, а в филиале или представительстве хранятся и оформляются документы только сотрудников этих подразделений.

Личная карточка работника

В разделе «Прием на работу, переводы на другую работу» должны содержаться ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работников. Эти сведения необходимо заносить максимально корректно, так как они служат основанием для подтверждения трудового стажа сотрудника. В конце каждого раздела этой записи (в графе 6) должна стоять подпись сотрудника.

В разделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Здесь нужно указать вид отпуска, за какой период он предоставляется, дату его начала и окончания, количество дней, основание — номер приказа и его дату.

Журнал регистрации трудовых договоров

Любая проверка контролирующих органов может испросить этот журнал для проверки: ведь многие руководители фирм могут и не оформлять трудовые соглашения со своими сотрудниками. Наличие соответствия с числом сотрудников и заключенных соглашений значительно снижает штрафные санкции в отношении руководителей предприятий по условиям предоставления рабочего места.

Трудовые законодательные акты не регламентируют ведение журнала регистрации, но это большое подспорье для любой малой или большой организации: всегда можно отследить дату заключения договора или его окончание, какие дополнительные соглашения были заключены с работником предприятия.

Трудовой договор: cроки его заключения и действия, правила хранения

С каждым работником, принимаемым на вакантную должность, обязательно заключение трудового договора, который будет регулировать отношения между сторонами. В нем указываются такие данные как:

• сведения об организации и работнике;
• занимаемая должность;
• место и характер работы;
• режим рабочего времени и отдыха;
• права и обязанности сторон;
• размер заработной платы,
• период трудовых отношений и другие положения, предусмотренные законодательством РФ.

На территории России трудовые отношения регулируются нормами Трудового кодекса Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. №197-ФЗ. Законодательством установлено, что договор заключается в письменной форме в двух экземплярах для каждой из сторон по одному. В отделе кадров на каждого работника формируется личное дело, куда и подшивается подписанный документ о приеме на работу.

Трудовые договоры могут заключаться на неопределенный срок (бессрочные) и определенный срок (срочные).

Как правильно хранить трудовые договора уволенных работников

Оно заполняется в течение всего времени работы человека в организации, а заводится после того, как издается приказ о назначении на должность.

Документы, входящие в состав личного дела, по мере поступления подшиваются и хранятся в сейфе. Все изменения вносятся представителями отдела кадров или бухгалтером. Список документов может отличаться в зависимости от организации, но если речь идет о государственной структуре, то он выглядит таким образом:

• опись (дополняется по мере поступления);
• анкета;
• личный листок;
• автобиография или резюме;
• копии справок о получении образования и паспорта работника;
• в случае изменения анкетных данных — справки и документы, которые это подтверждают;
• приказы о назначениях, переводах, командировках, отпусках и т. д.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас: +7 (499) 455 09 86 (Москва) +7 (812) 332 53 16 (Санкт-Петербург) Это быстро и бесплатно!

Сроки хранения документов определены в Перечне типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000 (далее — Перечень).

Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, то есть общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных).

Сроки хранения кадровых документов представлены в таблице на с.

Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Как архивировать трудовые договоры с работниками?

Документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов.

В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец – бланки листов-заверителей дела.

Личные дела сотрудников храните 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, – постоянно.

Такой порядок следует из пунктов 3.5.3 и 3.6.18 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Документы располагаются в личном деле в хронологическом порядке по мере их поступления (п.

3.5.5 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Хранение личных дел В отделе кадров храните личные дела только работающих сотрудников.

Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив.

Рекомендации к устройству таких хранилищ приведены в Правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., и Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19. Коммерческим организациям соблюдать все требования к оборудованию специальных помещений для хранения документов необязательно (абз.

Как хранятся трудовые договоры

Личные дела, трудовые договоры и прочее документы необходимо архивировать. Для этого создаются отдельные папки, куда подшиваются дела.

Если сотрудников на предприятие много и текучка кадров большая, то на каждый год создается отдельная папка, в которой все документы подшиты в алфавитном порядке фамилий уволенных. Если же сотрудников немного, то создается одна такая папка на несколько лет, в которой года отделены друг от друга – листом-разделителем.

В любом случае папка должна содержать в себе опись, год, трудовые договоры. Также существует два подхода к датировкам: согласно законодательству РФ отдел кадров может самостоятельно принимать решения относительно даты подшивки дел — в год приема или в год увольнения работника.

Работодатель вправе создавать архивы, для хранения необходимой информации, в том числе по личному составу — личные дела работников, куда чаще всего включают: личные карточки работников, приказы по данному работнику (копии приказов), карточки выдачи средств индивидуальной и коллективной защиты, трудовые договора, копии документов предоставляемых работником при трудоустройству.

Абзац б) п. 4 ст. 22. Федерального закона РФ № 125-ФЗ от 22.10.2004г. говорит о том, что документы по личному составу хранятся 75 лет.
Но этот срок, распространяется только на те документы, что по результатам экспертизы ценности документов были включены в состав Архивного фонда РФ (п. 7. ст. 6. ФЗ «Об архивном деле в РФ»).

Ранее существовал Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 6 октября 2000 г.

Для лиц, осуществляющих службу в государственных органах, такой срок составляет 10 лет хранения в кадровой службе, далее его перемещают в архив, где личное дело хранится в течение 75 лет.

Законодательство не устанавливает определенный порядок хранения трудовых договоров, однако на практике, чаще всего трудовые договоры хранят в личном деле сотрудника. При этом, в отделе кадров храните личные дела только работающих сотрудников.

К обязательным требованиям относят наличие полного названия сторон, дата начала работы, обязанности сторон, термин трудового договора (если имеется), прочее.

Где хранится трудовой договор работника?

По текущему законодательству Российской Федерации минимальное количество экземпляров трудового договора на одного сотрудника – 2.

Оба должны быть зарегистрированы, потом один из них остается в отделе кадров или соответствующем департаменте, второй — отдается на руки работнику и хранится у него.

Работник, перед тем как получить свой экземпляр, должен написать на нем вручную – «Один экземпляр трудового договора от 00.00.0000 № 00 получен». Под надписью поставить подпись и фамилию с инициалами.

В разделе 8.1 Перечня приведены сроки хранения документов, связанных с приемом, перемещением и увольнением работников. Так, трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки формы № Т-2, лицевые счета работников, личные дела и регистрационные формы к указанным документам имеют срок хранения 75 лет.

Невостребованные трудовые книжки, книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 50 лет.
Сроки хранения документов по личному составу устанавливаются Перечнем типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций, с указанием сроков хранения. Все указанные документы должны обязательно сдаваться в архив.

Личные дела уволенных сотрудников передаются на архивное хранение на 75 лет.

Следовательно, порядок хранения договоров каждая организация определяет самостоятельно в соответствии со своим кадровым делопроизводством. Однако, на практике рекомендуется руководствоваться общим порядком хранения кадровых документов и чаще всего трудовые договоры хранят в личном деле сотрудника.

Важно

Что касается передачи трудовых договоров на хранение. В данном случае порядок будет зависеть от того каким образом формируются трудовые договоры.

Если трудовые договоры хранятся в личных делах работников, то дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив.

Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу нужно хранить не менее 75 лет. Исключение из этого правила составляют приказы о предоставлении отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие документы о командировках: задания, отчеты и т.

Сроки хранения трудовых договоров после увольнения сотрудников

Иногда, когда руководству организации следует решить те или иные вопросы определенной давности, им требуется поднимать архивы с данными бывших работников.

При этом последние могли уволиться 10, 20 или больше лет назад. Кроме того, сами соглашения с ними могут понадобиться спустя длительное время.

В связи с этим возникает вопрос, какой существует срок хранения трудовых договоров уволенных сотрудников и других документов.

Формирование личного дела

Порядок формирования трудовых отношений с работником регламентируется Трудовым кодексом РФ. В нем присутствует такое понятие, как персональные данные, которые содержат все сведения о человеке, необходимые его работодателю при приеме на работу. Правила их хранения и применения устанавливается работодателем.

Что касается формирования личного дела каждого сотрудника, то организация решает самостоятельно, заводить ли их на каждого в отдельности или лишь на представителей руководящего состава. Оно заполняется в течение всего времени работы человека в организации, а заводится после того, как издается приказ о назначении на должность.

Документы, входящие в состав личного дела, по мере поступления подшиваются и хранятся в сейфе. Все изменения вносятся представителями отдела кадров или бухгалтером. Список документов может отличаться в зависимости от организации, но если речь идет о государственной структуре, то он выглядит таким образом:

• опись (дополняется по мере поступления);
• анкета;
• личный листок;
• автобиография или резюме;
• копии справок о получении образования и паспорта работника;
• в случае изменения анкетных данных — справки и документы, которые это подтверждают;
• приказы о назначениях, переводах, командировках, отпусках и т. д. ;
• трудовой договор;
• аттестационные и другие данные.

Если из личного дела изымается какой-либо документ или же оригиналы заменяются копиями, это обязательно должно быть отражено в описи. При закрытии дела подшивается заявление об увольнении и копия приказа, затем его передают в архив на хранение.

Личная карточка сотрудника

Трудовой договор входит в состав личной карточки работника. В отличие от дела ее заводят на всех без исключения лиц, которые устраиваются на постоянное или временное место работы. Ее форма регламентируется Госкомстатом РФ.

Заполняется она на основании таких документов:

• трудовая книжка;
• паспорт;
• свидетельство о пенсионном страховании;
• для военных — бумаги о воинском учете;
• документы об образовании.

Иногда в зависимости от специфики работы компании в соответствии с законодательством могут потребоваться и другие документы, в частности, трудовой договор, если он был заключен. Также карточка включает в себя несколько разделов.

Например, раздел, посвященный приему и переводу на другую работу, должен содержать ссылки на номера соответствующих приказов и дат, поскольку они будут применены для подтверждения трудового стажа. Кроме него, она включает и другие данные. В их числе:

• знание иностранных языков;
• все виды отпусков, использованных работником за время трудовой деятельности;
• дополнительные сведения и т. д.

Если речь идет о государственных должностях, то используется карточка соответствующей формы, но она имеет такое же содержание. Имеются отличия для карт, открытых для работников сферы науки, образования и других видов деятельности.

Карточка заполняется вручную менеджером по персоналу. В записях не должно быть сокращений, они должны быть максимально читабельными. На каждого сотрудника она заводится в единственном экземпляре и хранится в сейфе в отдельной картотеке.

После увольнения работника карточка изымается из регулярного пользования кадровых документов, формируется в отдельную папку, а потом передается в архив.

Сохранение данных

Все дела уволенных сотрудников должны храниться в течение того периода, который регламентируется для того или иного документа. Отдельно хранятся приказы на увольнение, трудовые договоры, заявления на отпуск и прочее.

Бумаги должны быть подшиты в хронологическом порядке. Если в офисе компании архива нет, их следует помещать в специальный несгораемый шкаф.

Нужно помнить, что не допускается хранение трудовых договоров и личных дел работающих и уволенных сотрудников в одном месте.

Что касается периодов хранения личных дел работников после увольнения, то эти правила утверждены Коллегией Росархива. Они не распространены на документы, связанные с бывшими сотрудниками, и подлежат утилизации в течение 10 лет или даже раньше.

По закону срок хранения договоров и других бумаг составляет 75 лет. В этот список включены:

• личные карточки людей, уволенных в 2003 году или раньше;
• выездные дела сотрудников, работающих за пределами страны;
• сведения о доходах, имуществе и обязательствах работников;
• реабилитационные данные;
• подлинные экземпляры личных документов уволенных работников — трудовых книжек, свидетельств о присвоении квалификации, удостоверений, аттестатов и т. д. Их следует хранить в течение этого срока до востребования;
• акты приемов-передач личных дел при переводе (только для сотрудников государственных органов);
• бумаги о субъекте персональных данных (уведомления и согласия на обработку личной информации).

Другие документы в архиве не должны сохраняться так долго. В частности, личные карточки уволенных после начала 2003 года находятся в нем не больше 50 лет. В течение пяти лет хранят следующее:

• резюме и автобиографии уволенных;
• характеристики;
• служебные и докладные записки;
• командировочные удостоверения;
• копии приказов и выписки из них;
• заявления.

Если человек так и не был принят на работу, то всю документацию о нем в архиве хранят от года до 3 лет. Представители отдела кадров или бухгалтерии должны строго придерживаться этих правил согласно законодательству.

Необходимость поднятия старых договоров

Закономерным вопросом в ситуации с длительностью хранения трудовых договоров или рабочих дел работников является то, зачем они могут понадобиться спустя 20 или 30 лет после того, как человек прекратил работу в компании.

Дело в том, что причины, по которым они могут потребоваться, бывают совершенно разными. В частности, эти данные обязаны быть предоставлены в случае запросов от компетентных органов, например, суда, других представителей служб защиты правопорядка или же прочих государственных структур.

Это может быть нужно при судебном разбирательстве, когда требуется наверняка знать, работал ли тот или иной человек в определенный период в указанной компании. Причем сроки давности дел могут быть совершенно разными.

Через десятилетия информация может потребоваться потомкам при принятии наследства (и не только). Все случаи, когда договоры могут быть востребованы, нельзя собрать в список, поскольку их очень много.

Несмотря на то что по закону требуется хранить трудовые договоры, книги или личные карточки уволенных сотрудников в течение 75 лет, на практике не всегда представляется такая возможность.

Первая причина заключается в том, что далеко не все организации или государственные структуры работают в течение такого периода.

Если компания прекращает свою деятельность, оставшиеся документы, которые нужно хранить длительное время или вечно, следует передать в специальные архивные службы. Заинтересованные лица могут получить их по запросу на основании тех или иных документов.

Работа с архивами

Сохранять сведения о бывших работниках в течение регламентированного срока (до 75 лет) обязуются представители государственных или частных структур. Чтобы получить доступ к личным делам, физические или юридические лица должны подать в архив соответствующий запрос и уточнить цель их получения.

В зависимости от ситуации и срока хранения обращаться требуется или в архивную службу, или в кадровый отдел компании, где работал человек, о котором нужно получить данные с той или иной целью. Часто их запрашивают для получения компенсаций, льгот, социальных или пенсионных начислений. Когда документ был использован по назначению, его потребуется вернуть в архив.

Существует возможность предоставления архивных сведений по запросу в электронном виде. Иногда подобные данные (особенно те, что хранятся от 20 лет и дольше) можно отыскать в специальных отделах библиотек, архивов государственных структур или научных организаций. Во многом здесь все зависит от того, в какой именно сфере работал человек.

Причин, по которым может пригодиться личное дело сотрудника, работавшего в компании много лет назад, может быть большое количество. Поэтому кадровики должны соблюдать закон и вести учет хранения документов согласно указанному сроку.