Как ставитьсчя в табеле по невыясненным причинам

Неявки в табеле учета рабочего времени образец

Табель учета рабочего времени персонала является основным документом, по которому производятся начисления заработной платы сотрудникам организации. Заполнение табеля — обязанность работника, назначенного ответственным за это приказом руководителя.

Форма документа — унифицированная и все записи вносятся в нее в соответствии с утвержденной кодировкой. По этим записям можно однозначно определить, в какой день сотрудник погулял, а в какой — отсутствовал на рабочем месте по неустановленной причине.

О том, как информация о рабочем времени сотрудника отражается в табеле учета, рассказывается в статье.

Из этой статьи вы узнаете:

• как вносится информация о неявке работника в табель учета рабочего времени;
• какие коды используются в табеле для обозначения причин невыхода сотрудника на работу;
• как обозначается неявка по невыясненной причине;
• какие унифицированные формы используются сегодня для учета рабочего времени;
• в какие графы табеля вписываются дни неявок.

Ведение табеля учета рабочего времени на всех сотрудников является обязанностью любого работодателя, вне зависимости от формы собственности предприятия и численности его штата. Это требование, в том числе, относится и к работодателям — физическим лицам.

Обратите внимание: лицом, ответственным за ведение табеля учета может быть назначен не только сотрудник отдела кадров, но и любой работник, например, начальник структурного подразделения или руководитель группы, работающей на удаленном рабочем месте.

Для ведения табеля в настоящее время используется специальная унифицированная форма (код по ОКУД 0504421), утвержденная приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н, скачать ее бланк вы можете здесь. Использование данной формы позволяет:

• отразить и учесть количество часов, отработанных сотрудником за каждый рабочий день отчетного календарного месяца, а также определить сумму рабочего времени, отработанного в течение данного месяца;
• на основании персонифицированной информации произвести расчет заработной платы каждому сотруднику, включенному в данный табель, с учетом кодов выплат;
• фиксировать случаи, когда работник опоздал, прогулял или не вышел на работу по неустановленной причине, а также — когда он находился на больничном, в отпуске или командировке;
• получать общее представление о соблюдении дисциплины труда работником и на основании представленных в документе сведений применять меры дисциплинарного взыскания.

Факт отсутствия сотрудника на рабочем месте, если это не банальное опоздание на несколько минут, обязательно должен быть зафиксирован в табеле учета рабочего времени.

Причиной неявки может быть и несчастный случай, и внезапно возникшие обстоятельства, а также просто низкий уровень ответственности работника и элементарное нежелание выполнять трудовые обязанности.

В любом случае лицо, ответственное за ведение табеля учета рабочего времени обязано отразить факт неявки в этом документе в соответствии с тем кодом, который предусматривается именно для подобных инцидентов.

Как ведется табель учета рабочего времени 

Бланк табеля учета рабочего времени разработан таким образом, чтобы минимизировать время, затрачиваемое на его заполнение.

По сути, ответственному сотруднику нужно только ежедневно проставлять отметки в соответствии с установленными кодами напротив фамилий работников.

По этим кодам можно судить о том, явился ли сотрудник на работу, в какое время суток он работал и по какой причине отсутствовал. Примеры кодов, использующихся заполнении табеля, представлены ниже.

Форма Т-12 также доступна по ссылке.

Табель составляется  в единственном экземпляре и является документом, от правильности заполнения которого зависит начисляемая работникам заработная плата. Естественно, вести его необходимо в соответствии с утвержденным порядком, который, как правило, устанавливается либо локальным нормативным актом работодателя, либо должностной инструкцией табельщика.

Работодатель вправе использовать или не использовать унифицированную форму ведения табеля, но, если эта форма разработана им самостоятельно, ее необходимо утвердить приказом руководителя.

Как в табеле учета рабочего времени отражается факт невыхода сотрудника на работу

В зависимости от причины неявки сотрудника на работу, при заполнении табеля используются различные коды, которые, кроме буквенного, имеют еще и цифровое обозначение.

Так, если сотрудник прогулял, но через несколько часов все-таки появился на рабочем месте, в табеле ему проставляется двойной код: «ПР» и «Я», означающие, а также количество отработанных им фактически часов.

Образец заполнения табеля в случае прогула работника представлен ниже.

Скачать образец можно здесь.

Если причина, по которой сотрудник отсутствует на рабочем месте, остается невыясненной, в течение всех рабочих дней до момента выяснения этой причины, в табеле учета проставляется буквенный код «НН», а количество фактически отработанных часов при этом не указывается. Образец заполнения табеля в случае отсутствия работника по неустановленной причине представлен ниже.

Скачать образец табеля можно по ссылке.

Какие коды причины отсутствия работника используются в табеле, их виды и особенности применения

Но, как показывает практика, существует множество причин, по которым сотрудник может не выйти на работу. Кодировкой табеля предусматриваются все возможные случаи, чтобы можно было не только правильно рассчитать заработную плату работника, но и вести статистический учет таких причин, отрицательно сказывающихся на деятельности всего предприятия. Эти причины отражены в таблице ниже.

Табельщик или лицо, которому ведение табеля вменено как дополнительная обязанность, должно проставлять коды причин неявки только имея к тому все основания, подтвержденные соответствующим документом.

Например, код «Б» в табеле может быть проставлен только после того, как работник предъявит лист временной нетрудоспособности, выданный ему медицинской организацией.

В том случае, когда работник не может предоставить документы, подтверждающие уважительную причину его невыхода на работу, в табель учета рабочего времени проставляется код «НН». Если документы впоследствии будут предоставлены или же выяснятся обстоятельства, подтверждающие уважительность причины отсутствия, код может быть исправлен в соответствии с данными обстоятельствами.

Особое внимание следует обратить на обстоятельства фиксации в табеля прогула по коду «ПР». Такой код, подтверждающий нарушение трудовой дисциплины, может быть проставлен в табеле только с соблюдением установленной трудовым законодательством процедуры.

Факт прогула сначала должен быть отражен в докладной записке на имя директора, написанной руководителем подразделения, а затем — зафиксирован соответствующим актом.

После этого в табеле должен быть проставлен код «ПР», подтверждающий правоту работодателя в случае возникновения судебного спора с работником, на которого, по факту прогула может быть наложено дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения.

И, если окажется, что отметка «ПР» в табеле отсутствует или же работодатель не сможет предъявить сам этот документ, спор работник может выиграть и суд постановит не только восстановить его на прежнем рабочем месте, но и компенсировать ему вынужденный прогул.

Обратите внимание:при проведении проверки налоговые органы могут сверить сведения, представленные в бухгалтерской и кадровой отчетности, с  теми, что зафиксированы в табеле рабочего времени.

Важно, чтобы не только правильно были проставлены коды, но и верно заполнен сам табель.

Необходимо указывать не только ФИО сотрудника, но и его должность, а также контролировать чтобы суммарное количество  отработанного времени, указанное в отчетности, совпадало с количеством неявок в табеле и других документах.

Любое опоздание, простой или неявка должны своевременно и правильно фиксироваться в табеле учета, который является основным документом, отражающим соблюдение (или несоблюдение) каждым сотрудником установленного на предприятии трудового распорядка.

Чтобы избежать ошибок при заполнении табеля учета рабочего времени и правильно оформлять все необходимые кадровые процедуры, связанные с подсчетом отработанных часов, опозданий, прогулов и других значимых событий, ознакомьтесь с нашими материалами:

Отсутствие по невыясненной причине в табеле

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Отсутствие по невыясненной причине в табеле». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Нужно выплатить компенсацию работнику, который вовремя не получил зарплату, отпускные, премию. Проценты считают за каждый день просрочки исходя из ключевой ставки Банка России.

В соответствии с действующим законодательством работник не обязан заранее сообщать о своем отсутствии, и это логично, ведь причина может возникнуть неожиданно (страшная в своей банальности ситуация – человек попал в ДТП и лежит в реанимации).

Фрагмент трудового договора с условием о необходимости информирования работодателя. Это ошибочная практика!

Неявки по невыясненной причине в табеле учёта рабочего времени

Инструкции носят вспомогательный характер, его не обязательно издавать на бланке организации и заверять подписью руководителя. Главное условие — они должны содержать конкретный алгоритм действий.

У работодателя здесь два пути: Согласно ст. 193 ТК РФ до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение.

Поэтому суд указал, что неявка Д. В связи с этим суд отменил ранее вынесенное решение и удовлетворил требования истца о возложении на К. Francesca, естественно, если табель уже сдан, отдельным дополнительным листом, совершенно с Вами согласна!

5. Какие обозначения ставить в табеле: цифровые или буквенные?

Поэтому благоразумнее в такой ситуации продолжать предпринимать попытки связаться с работником до получения от него каких-либо объяснений.

В наш век всеобщей телефонизации сложно найти сотрудника, не имеющего мобильного телефона, а то и двух. Практически у каждого дома есть еще и стационарные телефонные точки. У многих есть электронная почта, установлены мессенджеры (службы мгновенного обмена сообщениями, такие, как Skype, ICQ, MSN Messenger).

Начальник может определять как прогул и следующие моменты:

• Когда работник, подписавший трудовой контракт (срок не определен), оставляет свое рабочее место без удовлетворительной причины, не предупредив при этом работодателя о расторжении соглашения, до истечения 2 недельного периода предупреждения;
• Когда работник, подписавший договор (установленный срок), оставляет место без какой-либо веской причины до истечения действия контракта либо до истечения времени предупреждения о его досрочном разрыве;
• Самоуправление отгульными днями, а также своевольное назначение отпуска.

Мы проверяем табели до сдачи в бухгалтерию. Если стоят НН, не бегаем ни за кем (штат 1500 человек), это проблема руководителя подразделения, который подает табель. Так и сдаем в бух. Была у нас проверка и претензий к НН не было.

2. Как обозначаются выходные дни в командировках?

В первый день невыхода работника на работу мы не можем быть уверены в том, что он прогуливает (или даже пропал), а не заболел.

Может показаться, что эти нормы четко определены и предельно прозрачны. Однако работодатели, а нередко и суды, и сегодня попадают в тупик, изучая подобные дела и определяя, является ли прогулом та или иная ситуация.

В зависимости от причины неявки сотрудника на работу, при заполнении табеля используются различные коды, которые, кроме буквенного, имеют еще и цифровое обозначение.

В ситуации, когда работодатель не разобрался в причинах отсутствия сотрудника и оформил увольнение за прогул, а впоследствии этот сотрудник принес больничный лист, этого сотрудника необходимо незамедлительно восстановить в должности, поскольку увольнение являлось незаконным.

Необходимо отметить, что унифицированная форма Т-12 может использоваться в любых организациях независимо от формы собственности, кроме бюджетных учреждений.

Важно, что он регулярно отмечает время работы и контролирует учет. По сути, сама форма табеля не влияет на рабочие права (определено Московским региональным судом).

В табеле могут использоваться буквенные или цифровые коды для обозначения того или иного события, например, явка на работу имеет буквенное обозначение Я или 01 в цифровом выражении, прогул — ПР или 24, дополнительные выходные дни без сохранения заработной платы — НВ или 28.

Табельщик или лицо, которому ведение табеля вменено как дополнительная обязанность, должно проставлять коды причин неявки только имея к тому все основания, подтвержденные соответствующим документом.

О том, как информация о рабочем времени сотрудника отражается в табеле учета, рассказывается в статье.

Допустим, ситуация выяснилась, уважительных причин нет и работник не хочет возвращаться на рабочее место.

Если нет уверенности, что работник болеет, первую неделю имеет смысл составлять акты об его отсутствии ежедневно, в дальнейшем можно ограничиться актом об отсутствии работника в течение недели, составляемым по пятницам. Законодательством этот вопрос не урегулирован, поэтому нужно руководствоваться здравым смыслом и судебной практикой.

Поэтому, когда 6 декабря года Д. А в феврале года работодатель все-таки уволил ее, но за прогул, оформив соответствующий приказ. Суд первой инстанции в удовлетворении исковых требований отказал решение Фрунзенского районного суда города Саратова от 17 апреля г. При этом он основывался на представленном работодателем табеле учета рабочего времени, в соответствии с которым Д.

Например, если вы затребовали объяснения 26 апреля, то вышеупомянутый двухдневный срок начнет течь с 27 апреля. Коды обозначений могут быть другими (например, числовыми). Законодательно конкретный формат заполнения не предписан.

Стоит отметить, что далеко не всегда отсутствие сотрудника на рабочем месте можно квалифицировать как прогул, даже если имеются все признаки прогула. Так, если сотрудник отказался выйти на работу сверхурочно, а также в выходные или праздничные дни, это не является прогулом и даже дисциплинарным нарушением.

В табеле проставляется буквенный код «Т» — временная нетрудоспособность без назначения пособия. И никаких доп. приказов не требуется.

Как ставится в табеле отсутствие по невыясненным причинам

Привет! Вот подборка тем с ответами на Ваш вопрос: Как оформить и обозначить в табеле отсутствие на работе по уважительной причине (уход за больным ребенком)?

Надо ли их отражать в данном отчёте и под какой аббревиатурой, и что должно тогда стоять в табеле — если нет сведений о причине и местонахождении данных сотрудников? И последний вопрос-надо ли сдавать уточнёнку по РСВ?

Все зависит от ситуации: «НН» остается в табеле до момента, пока работник не явится на работу и не представит объяснения своего отсутствия. А дальше, либо больничный, либо прогул. А с какой целью Вы хотите оставлять «НН» в табеле? Ситуация какая?

Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.

Отсутствие работника на работе даже непродолжительное время нарушает рабочий процесс. Для минимизации ущерба в организации должен быть предпринят ряд мер:

• в Правилах внутреннего трудового распорядка обязательно должен быть пункт, обязывающий работника заблаговременно предупреждать своего непосредственного руководителя о невозможности выйти на работу, о причинах неявки и предполагаемом сроке отсутствия. Выполнение работником соответствующих обязательств поможет руководителю своевременно принимать решения о распределении обязанностей отсутствующего работника между его коллегами;
• руководитель структурного подразделения должен иметь список работников, которым он сможет поручить выполнение функций отсутствующего работника. Сами работники, в свою очередь, должны быть в курсе дел коллеги, которые им необходимо будет выполнять в случае его отсутствия (не только неожиданного, но и планируемого (например, на период отпуска или командировки));
• руководитель должен иметь конкретные инструкции, регламентирующие его действия в случае неявки работника без предупреждения (пример 1).

Табель составляется в единственном экземпляре и является документом, от правильности заполнения которого зависит начисляемая работникам заработная плата.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Причиной неявки может быть и несчастный случай, и внезапно возникшие обстоятельства, а также просто низкий уровень ответственности работника и элементарное нежелание выполнять трудовые обязанности.

В подарок за регистрацию мы вышлем Вам нашу самую популярную книгу: «Расчет среднего заработка от отпускных до донорских» из серии «Библиотека журнала Главбух».

Затребуйте у него объяснения и в зависимости от того, была ли у него уважительная причина для отсутствия или нет, решайте вопрос о привлечении к ответственности.

Как увольнение по собственному желанию превратилось в прогул. Ориентируясь на положения ст. Этот день стал для Д. С 18 ноября она уже начала трудиться у другого работодателя. Однако предприниматель счел, что сотрудница продолжала работать у него и по истечении срока предупреждения об увольнении.

Обратите внимание: лицом, ответственным за ведение табеля учета может быть назначен не только сотрудник отдела кадров, но и любой работник, например, начальник структурного подразделения или руководитель группы, работающей на удаленном рабочем месте.Под отметкой Я ставим количество отработанных в этот день часов. В графе 5 суммируем количество Я в строке и количество часов. Получаем 4 значения для 2 половин месяца. В графе 6 суммируем значения и получаем итоговую цифру по работе за месяц.

Ввод отсутствия по невыясненной причине при нахождении сотрудника «на больничном»

Если сотрудник находился (или еще находится) «на больничном» и пока не предоставил работодателю листок нетрудоспособности, но при этом уже настала пора рассчитывать зарплату или аванс, то для того, чтобы ему не начислялась зарплата за период «больничного», в программе 1С:ЗУП 3 следует ввести для сотрудника отсутствие по невыясненной причине.  Рассмотрим, как правильно зарегистрировать отсутствие по невыясненной причине на период «больничного».

Необходимые настройки для регистрации отсутствия по невыясненной причине 

Чтобы в программе имелась возможность регистрировать отсутствие по невыясненной причине в настройках состава начислений и удержаний (Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний) на вкладке Учет отсутствий должен быть установлен флажок Прогулы и неявки:

Регистрация отсутствия по невыясненной причине 

Отсутствие по невыясненной причине регистрируется документом Прогул, неявка (Кадры – Все отсутствия сотрудников):

Ввод документа «Прогул, неявка» 

Если с программой работают две группы пользователей: специалисты кадровой службы и бухгалтеры по расчету зарплаты, то предполагается, что документ Прогул, неявка вводит пользователь с профилем Кадровик, указывая в нем сотрудника и период неявки, а затем пользователь с профилем Расчетчик – утверждает документ.

В документе:

• в реквизите Месяц следует указать месяц, при расчете зарплаты за который должно быть учтено отсутствие;
• выбрать вид отсутствия Отсутствие по невыясненным причинам;
• указать период отсутствия. Если дата окончания периода отсутствия еще не известна (сотрудник продолжает болеть), то если документ вводится перед расчетом аванса, то указывается 15 число месяца, если перед расчетом зарплаты — последнее число месяца.

Пример 1

Факт отсутствия сотрудника регистрируется с помощью документа Прогул, неявка.

В документе следует указать Месяц – апрель, так как именно при расчете аванса за апрель следует учесть это отсутствие.

В качестве периода отсутствия в этом случае следует указать период с 10 по 15 число, так как дата окончания болезни сотрудника еще не известна, а рассчитываться будет зарплата за первую половину месяца – с 01 по 15 апреля, следовательно, в базе должны быть отражены все неявки, которые произошли по 15 апреля.

Если в рассматриваемом примере до конца месяца не вернется и не предоставит листок нетрудоспособности, то потребуется ввести отсутствие по невыясненной причине и на период с 16.04 по 30.04, чтобы это отсутствие было учтено при окончательном расчете зарплаты за апрель.

Пример 2

В этом случае также требуется ввести документ Прогул, неявка для данного сотрудника и зарегистрировать апрелем отсутствие по невыясненной причине за период с 27.04 по 30.04.

Утверждение документа «Прогул, неявка» 

После проведения пользователем с профилем Кадровик документа Прогул, неявка, в журнале документов он будет выделен жирным шрифтом, поскольку еще не утвержден.

Пользователю с профилем Расчетчик следует утвердить документ, воспользовавшись командой Утвердить из журнала или установив соответствующий флажок в самом документе:

После утверждения документа Прогул, неявка при расчете оклада сотрудника отработанное время будет определено с учетом этого отсутствия.

Отражение отсутствия по невыясненной причине в табеле учета рабочего времени 

Периоды отсутствия по невыясненной причине отражаются в табеле учета рабочего времени буквенным кодом НН:

Действия после того, как сотрудник представил «больничный» 

После того, как сотрудник предоставляет листок нетрудоспособности, в программе необходимо зарегистрировать документ Больничный лист. При этом нет необходимости как-то специально сторнировать или удалять документ Прогул, неявки.

Как заполнять табель учета рабочего времени? Давайте разберемся

Табель учета рабочего времени не только отражает количество часов, отработанных каждым сотрудником, но и позволяет ежедневно фиксировать информацию о явках и неявках на работу. Кто-то из работников заболел, кто-то отсутствует по невыясненным причинам, а кто-то ушел в отпуск. Давайте посмотрим, как правильно отмечать все эти случаи в табеле.

Табель учета рабочего времени обязаны вести все организации. Этот документ необходим для того, чтобы:

• ежедневно учитывать, как сотрудники используют свое рабочее время, соблюдают ли они установленный режим труда;
• получать данные об отработанном времени;
• рассчитывать зарплату;
• составлять статистическую отчетность по труду для органов статистики.

Госкомстат России утвердил для табеля учета рабочего времени две унифицированные формы – Т-12 и Т-13*.

Отличаются формы тем, что Т-12 является универсальным вариантом, а Т-13 ведется, если в организации установлена автоматическая система контроля явок-неявок на работу (турникет).

При этом данные заносятся в форму через компьютер. Чаще всего, конечно, используют форму Т-12, поскольку пропускные системы установлены далеко не во всех организациях.

Табель составляется в одном экземпляре. В конце месяца заполненный табель должны подписать руководители структурных подразделений и работник кадровой службы. Затем документ поступает в бухгалтерию для расчета зарплаты.

Кто ведет табель

Раньше во многих организациях была специальная должность – табельщик. Сейчас руководители считают нерациональным держать отдельную штатную единицу только для регистрации выходов и невыходов на работу.

Чаще всего обязанность вести табель учета рабочего времени возлагается на специалиста по кадрам, бухгалтера или руководителей структурных подразделений помимо их основных функций.

Помните, что эта обязанность должна быть закреплена в трудовом договоре и должностной инструкции сотрудника или возложена на него приказом директора организации.

Как отражать в табеле использование рабочего времени

Формы Т-12 и Т-13 практически не отличаются по составу реквизитов, поэтому мы будем рассматривать заполнение табеля на примере одной формы – Т-12. А точнее, ее первого раздела, который называется “учет использования рабочего времени”. Образец заполнения табеля приведен на стр. ….

Табель ведется в течение месяца, а в конце этого периода в нем подводятся итоги по количеству часов, отработанных каждым сотрудником. Отмечаются и промежуточные результаты (за первую и вторую половины месяца). Явки и неявки на работу фиксируются методом сплошной регистрации.

Это означает, что за каждое число месяца в соответствующей ячейке проставляется какое-либо обозначение – явка или неявка по определенным причинам (либо по невыясненным обстоятельствам). Однако допускается и не отмечать явки, а регистрировать только отклонения от графика работы (неявки, опоздания и т. п.).

Если за месяц отклонений не было, то в табеле будут отражены лишь итоговые данные о результатах работы за первую и вторую половины месяца и общий итог, а другие клетки останутся пустыми.

Теперь давайте посмотрим, как именно надо проставлять обозначения в табеле.

В графах 4 и 6 формы Т-12 есть две строки. В верхней строке ставится буквенное обозначение видов затрат рабочего времени по каждому дню месяца (явка, отпуск, командировка, больничный и т. п.). В нижней записывается количество часов по ним. Буквенные обозначения приведены на титульном листе формы Т-12.

Например, если работник 13 июня пришел на работу и присутствовал полный рабочий день, то в табеле за июнь в ячейке с числом 13 напротив фамилии сотрудника мы поставим “Я” и 8 рабочих часов. Если в этот день он был в командировке, то необходимо поставить “К”. А вот рабочих часов в вашей организации у него в этот день не было, поэтому в нижней строке ставим ноль.

Для выходных и праздников тоже есть свое обозначение. В верхней строке ставится “в”, а в нижней – нули.

приведен перечень документов по всем случаям неявок и отклонений от установленного режима труда.

Если же у вас нет документов, подтверждающих причину отсутствия работника, то вы можете отметить в табеле только неявку по невыясненным причинам (“НН”).

Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, которые представлены на титульном листе формы Т-12, используются и в форме Т-13

Как подводить итоги

В конце месяца нужно посчитать общее количество отработанных дней и часов.

При этом из расчета отработанных дней исключаются выходные, прогулы, неявки по невыясненным причинам, дни больничных, командировок – в общем, все те дни, когда сотрудник отсутствовал на работе.

Чтобы посчитать количество отработанных часов, надо просто сложить цифры во второй строке граф 4 и 6, а результаты занести в графу 5 (за первую половину месяца), графу 7 (за вторую половину месяца) и графы 8-13 (в целом за месяц).

Отдельно надо посчитать количество дней неявок и занести информацию о них в графы 14-16.

В графе 15 ставятся цифровые коды причин неявок (эти коды приведены на титульном листе формы, вместе с буквенными обозначениями). Например, код очередного отпуска – 09, а неявки по невыясненным причинам – 30.

И наконец, необходимо определить общее количество выходных у каждого работника за месяц и вписать его в графу 17.

*Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Источник: Кадровое дело

Валентина Митрофанова
 

Когда неявка работника считается прогулом?

Вы узнаете:

• Что включает в себя понятие «прогул» и каковы меры по предотвращению потерь от прогулов
• Как правильно зафиксировать неявку работника на работе
• Какие меры может принять работодатель по отношению к прогульщику

Но бывают ситуации, в которых сложно разобраться сразу: по уважительной причине работник перестал ходить на работу или нет, в каких ситуациях его можно уволить, а в каких — категорически нельзя. Нередко однозначная на первый взгляд ситуация при дальнейшем рассмотрении оказывается далеко не такой простой.

Как правильно оценить ситуацию? Какие документы и в какие сроки оформлять? Как не допустить нарушений трудового законодательства? Эти и другие вопросы рассмотрим в данной статье.

МЕРЫ ПО ПРЕДОТВРАЩЕНИЮ ПОТЕРЬ ОТ ПРОГУЛОВ

Отсутствие работника на работе даже непродолжительное время нарушает рабочий процесс. Для минимизации ущерба в организации должен быть предпринят ряд мер:

• в Правилах внутреннего трудового распорядка обязательно должен быть пункт, обязывающий работника заблаговременно предупреждать своего непосредственного руководителя о невозможности выйти на работу, о причинах неявки и предполагаемом сроке отсутствия. Выполнение работником соответствующих обязательств поможет руководителю своевременно принимать решения о распределении обязанностей отсутствующего работника между его коллегами;
• руководитель структурного подразделения должен иметь список работников, которым он сможет поручить выполнение функций отсутствующего работника. Сами работники, в свою очередь, должны быть в курсе дел коллеги, которые им необходимо будет выполнять в случае его отсутствия (не только неожиданного, но и планируемого (например, на период отпуска или командировки));
• руководитель должен иметь конкретные инструкции, регламентирующие его действия в случае неявки работника без предупреждения (пример 1).

Инструкции носят вспомогательный характер, его не обязательно издавать на бланке организации и заверять подписью руководителя. Главное условие — они должны содержать конкретный алгоритм действий.

Пример 1

Памятка руководителю подразделения о действиях в случае неявки работника

1.  Позвоните работнику по всем известным вам номерам телефонов (домашнему, мобильному и т. д.) и выясните причину и возможный срок его отсутствия.
2.  Опросите подчиненных, не говорил ли работник о возможном отсутствии на работе. Если кто-то из работников осведомлен о причинах неявки коллеги, попросите изложить их в докладной записке на имя руководителя организации.
3.  Составьте акт об отсутствии работника, мерах, принятых по его розыску и их результатах.
4.  Отнесите все документы в отдел кадров и получите там инструкции по дальнейшим действиям в отношении отсутствующего работника.

Максимально четко прописывайте в документах рабочее место работника (цех, станок, номер кабинета. Если у вас сеть магазинов и регулярно проводится ротация персонала, такая конкретика, с одной стороны, усложнит работу кадровых служб, увеличивая документооборот, с другой — позволит защитить интересы работодателя.

ПРИМЕЧАНИЕ НАУЧНОГО РЕДАКТОРА

Рабочее место — это место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя. Согласно ч. 4 ст.

57 ТК РФ условие трудового договора о рабочем месте является факультативным (то есть необязательным) уточнением условия о месте работы.

При оформлении работника-совместителя акцентируйте его внимание на том, что работа по совместительству (в отличие от фриланса) выполняется регулярно, отпуск ему положен, как и по основному месту работы, но уходить в него самовольно запрещается. Как показывает практика, многие работники воспринимают совместительство как дополнительный заработок при наличии у них свободного времени, не понимая, что вторая работа — это такие же обязательства, что и при выполнении основной.

РАБОТНИК НЕ ВЫШЕЛ НА РАБОТУ: ФИКСИРУЕМ НЕЯВКУ

В первый день невыхода работника на работу мы не можем быть уверены в том, что он прогуливает (или даже пропал), а не заболел.

Четкая фиксация неявки поможет, если с течением времени подтвердится факт прогула, и не повредит, если работник принесет листок нетрудоспособности.

Акт о неявке должен быть составлен в присутствии двух свидетелей.

Лучше, если в их качестве выступят работники из смежных подразделений — если работник станет оспаривать свое увольнение в суде, то не сможет сослаться на якобы оказываемое на свидетелей давление со стороны руководителя.

https://www.youtube.com/watch?v=meJR-8WMeSM

Трудовой кодекс РФ не обязывает работодателя немедленно приступать к активному розыску. Но если пропавший работник — человек ответственный, живет один, а его телефон не отвечает, рекомендуем съездить к нему домой — возможно, работнику нужна срочная помощь.

Например, стоматолог Н. не пришел вовремя на работу. Никто из сослуживцев не слышал, чтобы врач планировал срочно уехать или жаловался на плохое самочувствие.

Заведующая отделением звонила ему в течение всего дня, но телефон молчал. Обеспокоенная отсутствием Н., она поехала к нему домой. Дверь никто не открыл.

Когда вызванный участковый милиционер вскрыл квартиру, оказалось, что 45-летний мужчина мертв (как выяснилось, вследствие инсульта).

В случае невыхода работника на работу в табеле учета рабочего времени ставится буквенный код «НН» либо цифровой 30 (неявка по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств))[1]. Если табель ведется:

• вручную, можно делать пометки карандашом, чтобы после выяснения причин отсутствия вписать ручкой «Б», «Т» или «ПР»[2];
• с помощью компьютера, то все корректировки распечатываются после прояснения обстоятельств неявки.

Если организация большая, со сложной структурой, для единообразия документооборота порядок учета рабочего времени при отсутствии работника следует четко прописать в локальном нормативном акте.

Если нет уверенности, что работник болеет, первую неделю имеет смысл составлять акты об его отсутствии ежедневно, в дальнейшем можно ограничиться актом об отсутствии работника в течение недели, составляемым по пятницам. Законодательством этот вопрос не урегулирован, поэтому нужно руководствоваться здравым смыслом и судебной практикой.

Законодательством также не установлен фиксированный перечень документов, которые в обязательном порядке должны быть оформлены при прогуле. В судах в качестве доказательств чаще всего признаются:

•  табель учета рабочего времени с соответствующими отметками;
•  акты или служебные записки об отсутствии работника на рабочем месте;

ПРИМЕЧАНИЕ НАУЧНОГО РЕДАКТОРА

А также заверенные распечатки из электронной системы учета входа-выхода работников (абзац 5 п. 12 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.01.2014 № 1 «О применении законодательства, регулирующего труд женщин, лиц с семейными обязанностями и несовершеннолетних»).