Как сделать подпись в ворд документе

Как вставить подпись в документ Word – Офис Ассист

Подпись — это то, что может обеспечить неповторимый вид любому текстовому документу, будь то деловая документация или художественный рассказ. Среди богатого функционала программы Microsoft Word возможность вставки подписи тоже имеется, причем, последняя может быть как рукописной, так и печатной.

Урок: Как в Ворд изменить имя автора документа

В этой статье мы расскажем обо всех возможных методах поставить подпись в Word, а также о том, как подготовить для нее специально отведенное место в документе.

Создание рукописной подписи

Для того, чтобы добавить в документ рукописную подпись, сначала ее необходимо создать. Для этого вам понадобится белый лист бумаги, ручка и сканер, подключенный к компьютеру и настроенный.

Вставка рукописной подписи

1. Возьмите ручку и распишитесь на листе бумаги.

2. Отсканируйте страницу со своей подписью с помощью сканера и сохраните ее на компьютер в одном из распространенных графических форматов (JPG, BMP, PNG).

Примечание: Если у вас возникают сложности с использованием сканера, обратитесь к прилагаемому к нему руководству или посетите веб-сайт производителя, где тоже можно найти детальные инструкции по настройке и использованию оборудования.

Совет: Если у вас нет сканера, заменить его может и камера смартфона или планшета, но в данном случае, возможно, придется хорошенько постараться над тем, чтобы страница с подписью на фото была белоснежной и не выделялась в сравнении со страницей электронного документа Ворд.

3. Добавьте изображение с подписью в документ. Если вы не знаете, как это сделать, воспользуйтесь нашей инструкцией.

Урок: Вставка изображения в Word

4. Вероятнее всего, отсканированное изображение необходимо обрезать, оставив на нем только ту область, в которой располагается подпись. Также, вы можете изменить размер изображения. Наша инструкция вам в этом поможет.

Урок: Как в Ворде обрезать картинку

5. Переместите отсканированное, обрезанное и приведенное к необходимым размерам изображение с подписью в нужное место документа.

Если вам необходимо добавить к рукописной подписи машинописный текст, прочтите следующий раздел данной статьи.

Добавление текста к подписи

Довольно часто в документах, в которых необходимо поставить подпись, помимо самой подписи, нужно указать должность, контактные данные или какую-либо другую информацию. Для этого необходимо сохранить текстовые сведения вместе с отсканированной подписью в качестве автотекста.

1. Под вставленным изображением или слева от него введите нужный текст.

2. Используя мышку, выделите введенный текст вместе с изображением подписи.

3. Перейдите во вкладку «Вставка» и нажмите кнопку «Экспресс-блоки», расположенную в группе «Текст».

4. В выпадающем меню выберите пункт «Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию экспресс-блоков».

5. В открывшемся диалоговом окне введите необходимую информацию:

Имя;
Коллекция — выберите пункт «Автотекст».
Остальные пункты оставьте без изменений.

6. Нажмите «ОК» для закрытия диалогового окна.

7. Созданная вами рукописная подпись с сопровождающим текстом будет сохранена в качестве автотекста, готового для дальнейшего использования и вставки в документ.

Вставка рукописной подписи с машинописным текстом

Для вставки созданной вами рукописной подписи с текстом, необходимо открыть и добавить в документ сохраненный вами экспресс-блок «Автотекст».

1. Кликните в том месте документа, где должна находиться подпись, и перейдите во вкладку «Вставка».

2. Нажмите кнопку «Экспресс-блоки».

3. В выпадающем меню выберите пункт «Автотекст».

4. Выберите в появившемся списке нужный блок и вставьте его в документ.

5. Рукописная подпись с сопровождающим текстом появится в указанном вами месте документа.

Вставка строки для подписи

Помимо рукописной подписи в документ Microsoft Word можно также добавить и строку для подписи. Последнее можно сделать несколькими способами, каждый из которых будет оптимальным для конкретной ситуации.

Примечание: Метод создания строки для подписи зависит еще и от того, будет ли документ выводиться на печать или нет.

Добавление строки для подписи путем подчеркивания пробелов в обычном документе

Ранее мы писали о том, как в Ворде подчеркнуть текст и, помимо самих букв и слов, программа позволяет также подчеркивать и пробелы между ними. Непосредственно для создания строки подписи нам понадобится подчеркнуть только пробелы.

Урок: Как в Word подчеркнуть текст

Для упрощения и ускорения решения задача вместо пробелов лучше использовать знаки табуляции.

Урок: Табуляция в Ворде

1. Кликните в том месте документа, где должна находиться строка для подписи.

2. Нажмите клавишу «TAB» один или более раз, в зависимости от того, какой длины строка для подписи вам нужна.

3. Включите режим отображения непечатаемых знаков, нажав на кнопку со знаком «пи» в группе «Абзац», вкладка «».

4. Выделите знак или знаки табуляции, которые нужно подчеркнуть. Они будут отображаться в виде небольших стрелок.

5. Выполните необходимое действие:

Нажмите «CTRL+U» или кнопку «U», расположенную в группе «Шрифт» во вкладке «»;
Если стандартный тип подчеркивания (одна линия) вас не устраивает, откройте диалоговое окно «Шрифт», нажав на небольшую стрелку в правой нижней части группы, и выберите подходящий стиль линии или линий в разделе «Подчеркивание».

6. На месте установленных вами пробелов (знаков табуляции) появится горизонтальная линия — строка для подписи.

7. Отключите режим отображения непечатаемых знаков.

Добавление строки для подписи путем подчеркивания пробелов в веб-документе

Если вам необходимо создать строку для подписи посредством подчеркивания не в документе, готовящемся к печати, а в веб-форме или веб-документе, для этого необходимо добавить ячейку таблицы, в которой видимой будет только нижняя граница. Именно она и будет выступать в качестве строки для подписи.

Урок: Как сделать таблицу в Word невидимой

В данном случае при вводе текста в документ, добавленная вами линия подчеркивания будет оставаться на своем месте. Линия, добавленная таким образом, может сопровождаться вводным текстом, к примеру, «Дата», «Подпись».

Вставка линии

1. Кликните в том месте документа, где нужно добавить строку для подписи.

2. Во вкладке «Вставка» нажмите кнопку «Таблица».

3. Создайте таблицу размером в одну ячейку.

Урок: Как в Ворде сделать таблицу

4. Переместите добавленную ячейку в нужное место документа и измените ее размер в соответствии с необходимым размером создаваемой строки для подписи.

5. Кликните правой кнопкой мышки по таблице и выберите пункт «Границы и заливка».

6. В открывшемся окне перейдите во вкладку «Граница».

7. В разделе «Тип» выберите пункт «Нет».

8. В разделе «Стиль» выберите необходимый цвет линии строки для подписи, ее тип, толщину.

9. В разделе «Образец» кликните между маркерами отображения нижнего поля на диаграмме, чтобы отобразить только нижнюю границу.

Примечание: Тип границы изменится на «Другая», вместо ранее выбранного «Нет».

10. В разделе «Применить к» выберите параметр «Таблица».

11. Нажмите «ОК» для закрытия окна.

Примечание: Для отображения таблицы без серых линий, которые не будут выведены на бумагу при печати документа, во вкладке «Макет» (раздел «Работа с таблицами») выберите параметр «Отобразить сетку», который расположен в разделе «Таблица».

Урок: Как в Word распечатать документ

Вставка линии с сопровождающим текстом для строки подписи

Этот метод рекомендован для тех случаев, когда вам нужно не только добавить строку для подписи, но и указать возле нее пояснительный текст. Таким текстом может быть слово «Подпись», «Дата», «ФИО», занимаемая должность и многое другое. Важно, чтобы этот текст и сама подпись вместе со строкой для нее, находились на одном уровне.

Урок: Вставка подстрочной и надстрочной надписи в Ворде

1. Кликните в том месте документа, где должна находиться строка для подписи.

2. Во вкладке «Вставка» нажмите на кнопку «Таблица».

3. Добавьте таблицу размером 2×1 (два столбца, одна строка).

4. Измените местоположение таблицы, если это необходимо. Измените ее размер, потянув за маркер в правом нижнем углу. Отрегулируйте размер первой ячейки (для пояснительного текста) и второй (строка подписи).

5. Кликните правой кнопкой мышки по таблице, выберите в контекстном меню пункт «Границы и заливка».

6. В открывшемся диалоговом окне перейдите во вкладку «Граница».

7.В разделе «Тип» выберите параметр «Нет».

8. В разделе «Применить к» выберите «Таблица».

9. Нажмите «ОК» для закрытия диалогового окна.

10. Кликните правой кнопкой в том месте таблицы, где должна находиться строка для подписи, то есть, во второй ячейке, и снова выберите пункт «Границы и заливка».

11. Перейдите во вкладку «Граница».

12. В разделе «Стиль» выберите подходящий тип линии, цвет и толщину.

13. В разделе «Образец» кликните по маркеру, на котором отображено нижнее поле, чтобы сделать видимой только нижнюю границу таблицы — это и будет строка для подписи.

14. В разделе «Применить к» выберите параметр «Ячейка». Нажмите «ОК» для закрытия окна.

15. Введите необходимый поясняющий текст в первой ячейке таблицы (ее границы, в том числе и нижняя линия, не будут отображаться).

Урок: Как изменить шрифт в Ворд

Примечание: Серая пунктирная граница, обрамляющая ячейки созданной вами таблицы, на печать не выводится. Чтобы скрыть ее или, наоборот, отобразить, если она скрыта, нажмите на кнопку «Границы», расположенную в группе «Абзац» (вкладка «») и выберите параметр «Отобразить сетку».

Вот, собственно, и все, теперь вы знаете обо всех возможных методах поставить подпись в документе Microsoft Word. Это может быть как рукописная подпись, так и строка для добавления подписи вручную на уже распечатанном документе. В обоих случаях подпись или место для подписи могут сопровождаться пояснительным текстом, о способах добавления которого мы вам тоже рассказали.

Вставка подписи в Microsoft Word

Как сделать подпись в ворд документе

Электронный документооборот вступил в конфликт с принципом, по которому контракт или другой важный фрагмент текста должен быть верифицирован разборчивым и однозначно идентифицируемым автографом. Долгое время решения этой проблемы не было.

Постепенно технология ЭЦП, электронной цифровой подписи, стала востребованной и даже необходимой в некоторых областях.

И хотя не все рядовые пользователи знают и пользуются ей, компания Microsoft встроила в свои приложения для работы с документами поддержку этой технологии.

Официальные документы должны быть заверены автографом

Помимо ратификации контрактов, ЭЦП используется и как инструмент проверки подлинности писем в электронной почте, макросов и т. п. Механизм проверки реализован через технологии шифрования закрытым ключом, что добавляет очков безопасности и криптоустойчивости.

Её использование гарантирует однозначную идентификацию использовавшего её человека. Также «опечатанность» полученного файла, потому что нельзя внести правки в текст без повторного подписания. И «неотрекаемость». Смысл последней в том, чтобы автор документа не мог откреститься от причастности к нему.

Это важно в корпоративной (и не только) среде.

Вставка в документ

Заверить содержимое документа своей ЭЦП можно, если она не просрочена, и её сертификат или владелец не скомпрометированы. Тогда нет никаких препятствий для использования этого инструмента.

Приложения из пакета Office, которые поддерживают эту технологию, а это Word и Excel, проверяют вставляемую подпись на все эти признаки. Только при положительном результате позволяют верифицировать текстовый файл с её помощью.

Такая проверка служит доказательством действительности автографа не только для автора документа, но и для того, кому он предназначен. Принцип обоюдного обеспечения безопасности и сделал эту технологию востребованной.

Перед тем, как вставить ЭЦП в Word, убедитесь, что она отвечает всем заявленным требованиям. Чтобы осуществить вставку специальной области, предназначенной для вставки ЭЦП, откройте документ в Ворде, поместите курсор в нужное место и перейдите во вкладку «Вставка» в Ленте настроек. Там вам нужна группа «Текст», в ней как раз будет кнопка «Строка подписи».

Нажав на неё, вы откроете выпадающее меню, в котором следует выбрать «Строку подписи Microsoft Office». В то место, куда был установлен курсор, будет осуществлена вставка области. Одновременно на экране появится диалог настройки, в котором можно будет при необходимости указать имя человека. Этот человек должен верифицировать текстовый файл, должность и адрес электронной почты.

Также если у вас для подписывающего человека есть какие-либо комментарии или указания, то их следует внести в поле «Инструкции» в том же диалоге. В тот момент, когда он нажмёт на строку подписи, во всплывающем окне будут отображены внесённые вами комментарии.

Это очень удобно, когда вы не хотите сбивать форматирование в документе, впечатывая в него дополнительный текст, или делать ещё один файл или записку с пояснениями. Если вам нужно, чтобы подписывающее лицо оставило вам ответ на них, в том же диалоговом окне отметьте пункт с соответствующим разрешением.

В тот момент, как он будет вставлять автограф в документ, Ворд даст ему возможность вписать рядом с вашим комментарием свой. Таким образом Microsoft расширяет возможности своего текстового процессора для групповой обработки файлов.

Всё в том же окне можно добавить дату, она будет отображаться в строке подписи. Если таких областей должно быть несколько, то нужно будет повторить эту процедуру нужное количество раз, каждый раз при необходимости заполняя нужные поля.

Теперь подойдём к этому вопросу со стороны подписывающего. Чтобы вставить в область подписи свою ЭЦП, открыв документ, нажмите на неё левой кнопкой мыши. Этот клик выделит строку и даст вам поле ввода автографа.

Теперь вы можете либо впечатать своё имя, чтобы вставить печатную версию ЭЦП, либо указать в диалоге выбора рисунок с автографом на жёстком диске. И то, и другое запустит процесс проверки указанной подписи, как мы упоминали в начале статьи, и при положительном результате прямо в окне Ворда появится кнопка подтверждения. Нажав на неё, вы подпишете документ.

Для владельцев планшетов есть и ещё один вариант. Используя преимущества сенсорного экрана, поставить электронную подпись, как привыкли, росчерком пера, только в этом случае его заменит стилус. Однако нужно учитывать, что роспись в этом случае не должна отличаться от той, которую вы указали при регистрации, что бывает непросто.

Современная технология авторизации по отпечатку пальца уже тоже постепенно начинает использоваться в механизме ЭЦП, но Word пока ещё не получил соответствующее обновление.

Невидимая подпись

Если задача поставить явную подпись не стоит, но при этом вы хотите защитить документ от правок посторонних лиц, то можете опять-таки поставить в него ЭЦП, но без добавления области. В Ворде есть такая функция.

Подтверждённая роспись не будет видна в содержимом, но в строке состояния внизу окна документа будет соответствующий значок. Только автор документа сможет внести в него изменения.

Для добавления такой ЭЦП нажмите в окне документа кнопку главного меню (со значком Microsoft Office) и выберите пункт «Подготовка», в нём — «Добавить цифровую подпись» и согласитесь в диалоговом окне.

Заключение

Использование такого механизма оправдано не только в корпоративной среде, но и среди обычных пользователей, которые заботятся о своей безопасности. Именно поэтому работа с ней оформлена в Microsoft Word максимально удобно, чтобы любой человек мог ей воспользоваться.

Подпись в word как сделать

Как сделать подпись в ворд документе

Урок: Как в Ворд изменить имя автора документа

Создание рукописной подписи

Вставка рукописной подписи

1. Возьмите ручку и распишитесь на листе бумаги.

Урок: Вставка изображения в Word

Урок: Как в Ворде обрезать картинку

Добавление текста к подписи

1. Под вставленным изображением или слева от него введите нужный текст.

2. Используя мышку, выделите введенный текст вместе с изображением подписи.

3. Перейдите во вкладку “Вставка” и нажмите кнопку “Экспресс-блоки”, расположенную в группе “Текст”.

4. В выпадающем меню выберите пункт “Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию экспресс-блоков”.

5. В открывшемся диалоговом окне введите необходимую информацию:

Имя;
Коллекция — выберите пункт “Автотекст”.
Остальные пункты оставьте без изменений.

6. Нажмите “ОК” для закрытия диалогового окна.

Вставка рукописной подписи с машинописным текстом

Для вставки созданной вами рукописной подписи с текстом, необходимо открыть и добавить в документ сохраненный вами экспресс-блок “Автотекст”.

1. Кликните в том месте документа, где должна находиться подпись, и перейдите во вкладку “Вставка”.

2. Нажмите кнопку “Экспресс-блоки”.

3. В выпадающем меню выберите пункт “Автотекст”.

4. Выберите в появившемся списке нужный блок и вставьте его в документ.

5. Рукописная подпись с сопровождающим текстом появится в указанном вами месте документа.

Вставка строки для подписи

Добавление строки для подписи путем подчеркивания пробелов в обычном документе

Урок: Как в Word подчеркнуть текст

Для упрощения и ускорения решения задача вместо пробелов лучше использовать знаки табуляции.

Урок: Табуляция в Ворде

1. Кликните в том месте документа, где должна находиться строка для подписи.

2. Нажмите клавишу “TAB” один или более раз, в зависимости от того, какой длины строка для подписи вам нужна.

3. Включите режим отображения непечатаемых знаков, нажав на кнопку со знаком “пи” в группе “Абзац”, вкладка “”.

5. Выполните необходимое действие:

Нажмите “CTRL+U” или кнопку “U”, расположенную в группе “Шрифт” во вкладке “”;
Если стандартный тип подчеркивания (одна линия) вас не устраивает, откройте диалоговое окно “Шрифт”, нажав на небольшую стрелку в правой нижней части группы, и выберите подходящий стиль линии или линий в разделе “Подчеркивание”.

7. Отключите режим отображения непечатаемых знаков.

Добавление строки для подписи путем подчеркивания пробелов в веб-документе

Урок: Как сделать таблицу в Word невидимой

Вставка линии

1. Кликните в том месте документа, где нужно добавить строку для подписи.

2. Во вкладке “Вставка” нажмите кнопку “Таблица”.

3. Создайте таблицу размером в одну ячейку.

Урок: Как в Ворде сделать таблицу

5. Кликните правой кнопкой мышки по таблице и выберите пункт “Границы и заливка”.

6. В открывшемся окне перейдите во вкладку “Граница”.

7. В разделе “Тип” выберите пункт “Нет”.

8. В разделе “Стиль” выберите необходимый цвет линии строки для подписи, ее тип, толщину.

9. В разделе “Образец” кликните между маркерами отображения нижнего поля на диаграмме, чтобы отобразить только нижнюю границу.

Примечание: Тип границы изменится на “Другая”, вместо ранее выбранного “Нет”.

10. В разделе “Применить к” выберите параметр “Таблица”.

11. Нажмите “ОК” для закрытия окна.

Примечание: Для отображения таблицы без серых линий, которые не будут выведены на бумагу при печати документа, во вкладке “Макет” (раздел “Работа с таблицами”) выберите параметр “Отобразить сетку”, который расположен в разделе “Таблица”.

Урок: Как в Word документ

Вставка линии с сопровождающим текстом для строки подписи

Этот метод рекомендован для тех случаев, когда вам нужно не только добавить строку для подписи, но и указать возле нее пояснительный текст. Таким текстом может быть слово “Подпись”, “Дата”, “ФИО”, занимаемая должность и многое другое. Важно, чтобы этот текст и сама подпись вместе со строкой для нее, находились на одном уровне.

Урок: Вставка подстрочной и надстрочной надписи в Ворде

1. Кликните в том месте документа, где должна находиться строка для подписи.

2. Во вкладке “Вставка” нажмите на кнопку “Таблица”.

3. Добавьте таблицу размером 2 х 1 (два столбца, одна строка).

5. Кликните правой кнопкой мышки по таблице, выберите в контекстном меню пункт “Границы и заливка”.

6. В открывшемся диалоговом окне перейдите во вкладку “Граница”.

7.В разделе “Тип” выберите параметр “Нет”.

8. В разделе “Применить к” выберите “Таблица”.

9. Нажмите “ОК” для закрытия диалогового окна.

10. Кликните правой кнопкой в том месте таблицы, где должна находиться строка для подписи, то есть, во второй ячейке, и снова выберите пункт “Границы и заливка”.

11. Перейдите во вкладку “Граница”.

12. В разделе “Стиль” выберите подходящий тип линии, цвет и толщину.

13. В разделе “Образец” кликните по маркеру, на котором отображено нижнее поле, чтобы сделать видимой только нижнюю границу таблицы — это и будет строка для подписи.

14. В разделе “Применить к” выберите параметр “Ячейка”. Нажмите “ОК” для закрытия окна.

Урок: Как изменить шрифт в Ворд

Примечание: Серая пунктирная граница, обрамляющая ячейки созданной вами таблицы, на печать не выводится. Чтобы скрыть ее или, наоборот, отобразить, если она скрыта, нажмите на кнопку “Границы”, расположенную в группе “Абзац” (вкладка “”) и выберите параметр “Отобразить сетку”.

Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.

Как подписать с помощью ЭЦП документ Word

Как сделать подпись в ворд документе

Цифровая подпись (ЦП) используется там, где требуется подтверждение достоверности, авторства и неизменности электронной формы с момента ее заверки, а также придание ей юридической силы. Завизированный файл можно будет только читать, и если внести в него правки, ЦП потеряет значимость в системе электронного обмена информацией.

Чаще всего участники ЭДО работают с документами Word — это самый востребованный и удобный текстовый процессор для внесения поправок и просмотра текстовых данных.

Рассмотрим все способы, как поставить электронную подпись на документ Word, и расскажем, какие программные средства для этого требуются.

Поможем получить ЭЦП. Установим и настроим за 1 час.

Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Что обеспечивает электронная подпись на документе

ЦП создается благодаря средствам криптозащиты и заменяет ручную в ЭДО. Только квалифицированная ЭП придает цифровой информации юридическую значимость без предварительных договоренностей с адресатом. Об этом атрибуте и будем говорить далее. Что обеспечивает электронная подпись на документе:

позволяет идентифицировать автора письма;
гарантирует достоверность и актуальность информации;
защищает пакет данных от подделки;
подтверждает отсутствие поправок после подписания цифровой формы;
исключает доступ к сведениям посторонних лиц — благодаря криптошифрованию файл может открыть только адресат, которому предназначалось письмо.

Сферы применения КЭП:

корпоративный и отраслевой ЭДО;
подача обращений в арбитражный суд;
удаленная подача отчетности в госорганы, например, в Федеральную налоговую службу РФ или Пенсионный фонд;
отправка информации в госсистемы: ЕГАИС, ЕАИС, ЕСИА и др.;
участие в онлайн-торгах.

ЭП упрощает и ускоряет процесс обмена данными, повышает уровень защиты информации, снижает издержки на бумагу, услуги курьеров и почтовую доставку.

Чтобы использовать КЭП в разных видах документооборота, обратитесь в аккредитованный УЦ и приобретите сертификат ЭП, который будет подтверждать ваше авторство на заверенных онлайн-формах.

Электронно-цифровой идентификатор можно создавать в таблицах, текстовых и графических файлах.

Далее рассмотрим, как подготовить ПК, чтобы подписать вордовский документ электронной подписью.

Итак, ЭЦП — это основной инструмент для удаленного обмена информацией между участниками ЭДО. Идентификатор формируется не сам по себе, а с использованием специальных средств, полученных в аккредитованном центре:

ключевая пара: закрытый (секретный) и открытый (публичный) ключи;
сертификат ЭП (СКПЭП).

ЭП создается посредством секретного ключа, который записывается в УЦ на защищенный аппаратный носитель (флешку, электронную карту) или на ПК (в реестр операционной системы). Кроме генерации ЭЦП, секретный ключ нужен для расшифровки полученного письма. Публичный ключ работает в связке с секретным, служит в качестве доказательства подлинности ЭЦП и идентифицирует автора письма.

Для публичного ключа выпускается СКПЭП — это документ в цифровом или бумажном виде. Он содержит открытый ключ и сведения о владельце. При отправке файла, заверенного ЭЦП, сертификат автоматически передается адресату. Как правило, СКПЭП выпускается на 12 месяцев, по истечении этого срока он требует продления.

Зачастую все перечисленные средства КЭП записываются на специальную флешку (USB-токен, аппаратный носитель), например, Rutoken, eToken или JaCarta. У каждой системы, принимающей сертификаты ЭП, есть свои условия по ее реализации. Например, для работы с ЕГАИС подойдут не все USB-токены, а только Рутокен ЭЦП 2.0 и JaCarta SE.

Перед тем как подписать ЭЦП документ Ворд (Word), рекомендуется произвести соответствующие настройки ПК:

Поставить на ПК КриптоПро CSP 4.0 или 5.0. СКЗИ принимает непосредственное участие в генерации ЭЦП — получает доступ к закрытому ключу и преобразовывает информацию при помощи алгоритмов криптошифрования. Дистрибутив для скачивания размещен в открытом доступе на сайте ООО «КРИПТО-ПРО». По истечении пробного периода (90 дней) пользователю необходимо приобрести годовую или бессрочную лицензию на каждый ПК, где используется ЦП.
Инсталлировать драйверы для ключевых носителей, пользуясь подсказками Установщика. Драйверы доступны для бесплатной загрузки на сайте компании.
Сохранить на ПК личный и корневой сертификаты, полученные в УЦ. Они добавляются через CryptoPro в папку «Корень консоли»: корневой — в «Доверенные», а личный СКПЭП — в папку «Личное».
Настроить браузер для работы с КЭП на интернет-ресурсах: установить бесплатный плагин КриптоПро ЭЦП Browser plug-in и скачать расширение (чтобы веб-обозреватель не препятствовал сайту получать доступ к данным). Также рекомендуется добавить онлайн-сервисы, которые принимают от вас документацию, в каталог надежных узлов.

Теперь подробно рассмотрим все способы, как подписать документ Ворд посредством ЭЦП.

Как подписать вордовский документ электронной подписью

На рынке криптографических утилит представлен большой выбор продуктов для заверки текстовой информации в формате .docx в разных версиях MS Office. Веб-компоненты MS Office 365 не поддерживают функциональность электронного атрибута, для остальных релизов, начиная с v.2003, можно подобрать оптимальный продукт для реализации функций ЭП.

Подпись бывает прикрепленной — присоединяется к пакету данных, или открепленной — в отдельной форме. Все способы, как подписать документ World электронной цифровой подписью:

В самом приложении (через специальный плагин или без него).
В КриптоАРМ или в другом вспомогательном ПО.
В веб-сервисах, например, Крипто.Контур.

Чтобы у адресата не было проблем с просмотром файла, рекомендуется создавать его в той же версии Word. Как правило, госорганы, принимающие отчетность в онлайн-режиме, указывают версию текстового процессора в требованиях. Независимо от используемых средств для заверки, на ПК обязательно должен стоять криптопровайдер.

Как поставить электронную подпись на документ Word без программ

В сборках Word 2003 и 2007 предусмотрена возможность генерации ЭП в самом приложении без использования отдельных программ и плагинов. Проблема этих версий состоит в том, что они уже устарели и почти нигде не применяются.

Если у адресата стоит более поздний релиз ПО, подпись не отобразится, поэтому заранее согласуйте версию создания файла. Для проверки КЭП адресату также необходимо инсталлировать на ПК СКЗИ актуальной сборки (4.0 или 5.0).

Порядок подписи документа ЭЦП в Ворде 2003 включает следующие шаги:

В контекстном меню выберите опцию «Параметры».
Перейдите на страницу «Безопасность» и щелкните по клавише «ЦП» — откроется список сертификатов, загруженных в реестр.
Найдите в списке нужный СКПЭП и нажмите «ОК».
Введите пароль от контейнера выбранного сертификата и подтвердите операцию клавишей «ОК».

Для версии пакета приложений 2007 порядок действий аналогичен, только вначале на боковой панели необходимо выбрать команду «Подготовить» и пункт «Добавить ЦП». В нижней части страницы отобразится значок, подтверждающий наличие идентификатора.

Если в файл вносятся правки, ЦП пропадает, и потребуется повторная заверка по описанному выше алгоритму. Для v. 2010-2021 такой вариант не подойдет. Придется задействовать специальный плагин, о котором поговорим ниже.

Плагин позволяет подписывать пакеты данных напрямую из приложения Ворд без установки отдельного софта. Этот модуль актуален для любых версий текстового процессора, кроме 2003. В v. 2007 можно работать как с плагином, так и без него (алгоритм описан ранее), в v. 2010-2021 — только с плагином.

Office Signature не является самостоятельным ПО, а применяется только в качестве дополняющего компонента, расширяющего возможности MS Office. Утилиту можно бесплатно скачать на сайте cryptopro.ru.

В течение первых 90 дней действует демо-период, по окончании которого необходимо купить лицензию и ввести лицензионный номер в настройках: меню «Пуск» → «КРИПТО-ПРО» → «CryptoPro Office Signature» → «Все задачи» → «Серийный номер».

Ниже рассмотрим, как посредством плагина подписать электронной подписью документ на примере Word 2010.

Подберем подходящий вид ЭЦП для вашего бизнеса за 5 минут!

Оставьте заявку и получите консультацию.

Как подписать электронной цифровой подписью документ Word 2010

Прежде чем присоединить КЭП к файлу, отредактируйте его и сохраните изменения. После визирования информацию можно будет только просматривать. Если в заверенный пакет данных внести коррективы, появится уведомление о присутствии неактуальных ЦП, и файл придется заверять заново. Как подписать электронной подписью вордовский документ в КриптоПро Office Signature:

Из меню перейдите в подраздел добавления ЦП.
Выберите СКПЭП из открывшегося каталога.
Нажмите «ОК» — всплывет новое окно с уведомлением об успешном сохранении идентификатора вместе с пакетом данных.
Завершите процедуру клавишей «ОК».

В меню «Файл» во вкладке «Сведения» отражается информация о том, что файл завизирован и внесение поправок запрещено. Внизу страницы в Ворде появится значок ЭП. При нажатии на картинку справа откроется вкладка «Подписи», в которой отображаются статусы КЭП (действительные или недействительные).

Кликните по строке ЦП и выберите «Состав». Откроется форма с информацией о держателе сертификата. У адресата для проверки завизированной документации также должен быть загружен плагин Office Signature, иначе подпись не будет показана.

Как подписать документ электронной подписью

Как подписать документ Ворд ЭЦП в КриптоАРМ

Специальный программный продукт от компании ООО «Цифровые технологии» имеет встроенные механизмы для генерации КЭП и зашифровки документации любого размера и формата. Стоимость и функциональные возможности софта зависят от тарифа.

«КриптоАрм СТАРТ» — базовая бесплатная сборка с минимальным набором опций. Функции ЭЦП реализуются с помощью «родных» средств криптозащиты, встроенных в ОС Windows. Остальные версии («Стандарт Плюс», «Терминал» и «СКЗИ КриптоАРМ 5») требуют покупки лицензии. В платных версиях есть 2-недельный демо-период. Дистрибутив размещен в свободном доступе на официальном сайте разработчика:

Скачайте программу и зайдите в ОС под правами администратора.
Установите ПО, следуя подсказкам Мастера установки. При первичной инсталляции по умолчанию активируется 14-дневный демо-период сборки «Стандарт Плюс» или «Терминал». По окончании ознакомительного периода автоматически включается режим «Старт», и система предлагает купить лицензию.

При каждом запуске всплывает окно с предложением установить лицензию. Подтвердите согласие на установку клавишей «Перейти» и введите серийный номер. ПО позволяет заверять и зашифровывать одновременно несколько документов с любым расширением.

Как подписать ЭЦП документ Word в КриптоАрм:

Откройте программу (ярлык появится на рабочем столе после инсталляции).
В главном окне на верхней панели активируйте опцию «Подписать» — всплывет окно с Мастером создания ЭЦП.
Нажмите «Выбор файлов» и загрузите цифровые формы клавишей «Добавить».
В следующем окне задайте выходной формат, место сохранения папки и нажмите «Далее».

Как подписать документ электронной подписью в Word, поставить подпись от руки (расписаться) внизу страницы, вставить ЭЦП в вордовский документ

Как сделать подпись в ворд документе

Что такое электронная подпись, где и как она используется? На такие вопросы должен знать ответ любой деловой человек, который имеет дела с ценными и важными бумагами. Подписать любой документ электронной подписью можно, используя инструменты Word или другие приложения Microsoft Office, а также специальную утилиту КриптоАРМ.

Что такое электронная подпись

Электронная подпись или ЭП (как указано в ФЗ №63) – это специальный вид электронного шифрования, который помогает отмечать и идентифицировать электронные документы и письма. Чаще понятие электронная печать сокращают до ЭЦП, что означает электронная цифровая подпись.

Такая печать необходима для того, чтобы подтвердить причастность какого-либо лица к документу и защитить его от изменений. Согласно федеральным законам Российской федерации такая печать приравнивается к той, что оставляется от руки. А все ЭЦП разделяют на два типа:

Простая, которая имеет юридическую значимость после нотариального соглашения сторон.
Неквалифицированная, подтверждает авторство и защищает документ от изменений, а также имеет полную юридическую силу.

Независимо от типа, ее нужно уметь ставить, как с помощью инструментов Microsoft Office, так и с помощью КриптоАРМ, которые используются чаще всего.

Как подписать документ Word

Перед тем, как учится и пробовать ставить печать надо четко понять, что размещение ЭЦП на документе – это финальный этап создания, поэтому для начала нужно полностью завершить оформление и несколько раз проверить. Любая ошибка и опечатка может лишить печать юридической силы или изменить смысл трактовки документа.

Как только подпись будет поставлена, программа Word разрешит только чтение, также стоит сохранить несколько копий, чтобы был запасной вариант на случай ошибки.

Чтобы сделать электронную подпись в Ворде нужно выполнить следующие шаги:

Открыть нужный документ и навести курсор на вкладку «Сервис» или «Файл» (зависит от года программы).
После зайти в «Сведения».
В окне выбрать вкладку «Безопасность» или «Защита документа» (разница в годах выпуска Word).
Там будет параметр цифровой печати, нужно добавить новую, нажать «Добавить»
После высветится окно, где надо указать данные человека, чья подпись будет использоваться.

Объединение и разрыв таблиц в Word

Если все шаги сделаны верно, то внизу появится новый значок, который свидетельствует о том, что в документ вставлена подпись.

Также можно установить на компьютер программу Крипто-ПРО, у которой есть специальный плагин КриптоПро Office Signature для работы с Microsoft Office. После установки плагина в меню Файл появится новая кнопка «Подготовить».

Поставить электронную подпись на документ Word можно также, как и в предыдущем случае, за исключением того, что выбираем кнопку с упоминанием плагина Крипто-ПРО.

Стоит заметить, что в Office 365 плагин не поддерживается, но во всех остальных версиях, вплоть до Word 2021 все должно работать.

Использование КриптоАРМ

КриптоАРМ – это специальная утилита, которую используют, чтобы производить электронное шифрование и подписывать документы, соблюдая все правила и регламенты.

Данной программой часто пользуются, чтобы подписать вордовский документ, а также вернуть свой документ в режим редактирования.

Для того, чтобы установить электронную печать нужно соблюсти следующий порядок действий:

На компьютере утилита КриптоАРМ уже должна быть установлена и авторизирована (если требуется).
Навести курсор на нужный файл и правой кнопкой мыши нажать на него. После чего появится список задач и функций, среди них выбрать ту, где есть иконка КриптоАРМ.
Появится новое окно, где также будет список функций и задач. Тут уже нужно выбрать требуемое действие, а именно вкладку «Подписать».
Дальше будет загрузка и откроется рабочая панель. Тут нужно выбрать файл, если в списке нет нужного документа, то добавить его. В этом же окне можно просмотреть файл и проверить его перед началом процесса.
Следующее окно – это панель с настройкой формата печати. Чаще всего здесь менять ничего не нужно, но если есть перечень обязательных настроек, то тут их следует установить. Когда все будет готов, надо нажать «Далее».
Появляется еще одно окно настроек. Тут настраивается внешний вид печати и иные параметры. Здесь можно поместить печать в сам документ или создать для нее отдельный. Также настраивается с учетом индивидуальных нужд.
Дальше выбирается сертификат для подписи. Если он есть, то значит печать будет отображаться, если сертификата нет, его нужно установить. Во вкладке «Посмотреть» можно проверить, как будет выглядеть ЭЦП.

Что делать, если документ Word не сохранился

В итоге появится окно, где будет представлен полный перечень всей информации. Если все в порядке, то надо нажать «Завершение», если есть несостыковки, то надо вернуться к нужному шагу и исправить параметр. После завершения процесса, на документе будет иметься печать и изменить ее можно будет только с помощью приложения, имея соответствующий доступ.

Как вставить обычную подпись

Кроме использования специальной утилиты, можно воспользоваться базовыми инструментами, которые уже есть во всех программах от Microsoft Office. В Word есть возможность вставить подпись от руки или специальную графу для размещения там печати.

Добавляем текст

Чтобы на документе присутствовал и иной текст, вроде инициалов, должности, контактной информации и так далее, то следует использовать инструмент «Экспресс-блоки». А делается это в следующем порядке:

Если уже есть изображение с рукописной отметкой, то ниже этой картинки надо набрать нужный текст.
Затем выделить текст вместе с картинкой, а после этого зайти в параметры «Вставка». Там появится инструмент «Экспресс-блоки», он и нужен.
Затем будет предложено сохранить выделенную информацию в коллекции, это нужно сделать.
После появится новое окно с настройкой нового блока. Нужно заполнить поля, как на картинке.

Сноски в Word – что это и зачем используются

После этого во вкладке «Экспресс-блоки» появится готовая конструкция, которую можно вставлять в нужный документ.

Добавление строки для подписи

При составления документ иногда необходимо сделать место для подписи, чтобы были соблюдена все правила составления деловых бумаг. В Word есть специальный инструмент, с помощью которого можно сделать необходимую строку с характерной пометкой для наглядности. Чтобы все получилось правильно нужно сделать следующее:

Нажать левой кнопкой мыши на место, куда требуется поместить строку.
После найти в пункте «Вставка» инструмент, которой называется «Строка подписи».
Появится список различных строк, нужно выбрать из всех них ту, что с пометкой Microsoft Office.
Дальше появится окно с настройками внешнего вида и текстовых пометок. Если они требуются, то нужно вписать в них соответствующие данные.

Затем надо нажать «Ок» и в том месте, которое было отмечено, появится соответствующая строка. Ее также можно будет настраивать и менять данные.